Kit de ferramentas de adoção do Cloud
Obtenha os recursos necessários para criar e executar um plano bem-sucedido de adoção e gestão de mudanças
Guia da Atlassian para adoção e gestão de mudanças
Neste guia, vamos abordar as melhores práticas e dicas sobre como implantar com sucesso a nuvem da Atlassian em toda a sua empresa, em grande escala, para que você possa promover mudanças duradouras na forma como as equipes trabalham e colaboram. O guia explica como definir sua visão, montar a equipe principal, definir métricas de sucesso, garantir patrocínio executivo, promover uma comunidade de usuários avançados, criar uma estratégia de comunicação e criar treinamento e suporte eficazes.
Por que a gestão de mudanças é importante para sua empresa
Os clientes confiam na Atlassian para impulsionar processos de negócios essenciais à missão em suas empresas. À medida que continuam adotando a transformação digital e formas ágeis de trabalhar, muitos estão migrando os conjuntos de ferramentas existentes na nuvem da Atlassian para aumentar o impacto da TI ao reduzir e realocar os custos de infraestrutura, acelerar a produtividade e aproveitar a tranquilidade com a segurança e conformidade integradas.
Para obter o retorno sobre o investimento na nuvem, não basta comprar a assinatura. Você precisa que suas equipes usem de fato a nuvem da Atlassian para potencializar seu trabalho diário. O sucesso de sua iniciativa de nuvem depende de fazer com que suas equipes adotem novas ferramentas.
É por isso que você precisa preparar sua empresa para o sucesso a longo prazo com um plano eficaz de gestão de mudanças. Da adesão das partes interessadas ao treinamento do usuário, um plano de gerenciamento de mudanças bem elaborado pode fazer toda a diferença quando se trata de adotar os produtos da Atlassian pela primeira vez, migrar usuários dos produtos autogerenciados para a nuvem ou implementar qualquer iniciativa de mudança. Então, vamos mergulhar.
Mudanças duradouras exigem trabalho
A gente entende – todos se cansam de mudar em algum momento. Seja uma nova ferramenta ou um processo que a gente precisa seguir, parece que algo está sempre mudando. É importante levar isso em consideração ao criar um plano para implementar qualquer nova mudança em qualquer equipe, não apenas para mudanças na tecnologia ou no software. Para minimizar o atrito causado pela mudança, é útil ter todos os componentes se movendo na mesma direção. Isso significa que as pessoas, os processos e as ferramentas precisam trabalhar em harmonia para alcançar a mudança e garantir que ela dure.
Mudanças duradouras - mudanças reais, sistêmicas e sustentáveis, que a gente vai chamar de “adoção duradoura” - exigem trabalho. Você pode passar a maior parte do tempo garantindo que nossos produtos funcionem do ponto de vista técnico, mas é de igual importância garantir que suas equipes usem de fato (e gostem de usar!) as ferramentas que você implementa. A adoção é mais do que capacitação de serviços: é sobre preparar sua empresa para o sucesso a longo prazo e ajudar suas equipes a trabalharem com mais eficiência e, como resultado, obterem melhores resultados comerciais.
Benefícios de um programa bem-sucedido de adoção e gestão de mudanças
Há muitos benefícios de um programa bem-sucedido de adoção e gestão de mudanças - aqui estão nossos três principais:
1. Economize tempo e dinheiro
Criar um plano de adoção e gestão de mudanças como parte de seu plano abrangente de migração e ser cuidadoso na implementação vão ajudar a tornar a mudança sustentável. Sem um plano sólido, você pode correr o risco de ter que refazer a implantação depois se suas equipes não se adaptarem à mudança.
2. Reduza a TI paralela
Ao implantar os produtos da Atlassian com estratégia, suas equipes vão ter uma compreensão clara de como e quando usar um determinado produto da Atlassian em seus casos de uso departamentais. Se suas necessidades tecnológicas forem atendidas, eles tiverem acesso a materiais de treinamento adequados e tiverem um canal de feedback para sugerir melhorias, vai ser menos provável que comprem e criem suas próprias instâncias de produtos Atlassian ou colaborem fora dos serviços aprovados pela TI. Isso significa que você pode evitar as frustrações técnicas, de faturamento e de segurança associadas à TI paralela.
DICA: se você quer obter visibilidade sobre a TI paralela, confira a descoberta automática de produtos, disponível com uma assinatura Atlassian Access ou Cloud Enterprise. Com a descoberta automática de produtos, os administradores da empresa podem descobrir instâncias de nuvem da Atlassian criadas por usuários que existam nela, ver quem são os administradores desses produtos e quantos usuários aderiram. Os administradores da empresa também podem entrar em contato com o proprietário da instância para consolidar produtos e dados na instância oficial do produto da empresa.
3. Aumenta a produtividade
Ter um plano de gestão de mudanças implementado com os recursos de treinamento e suporte certos significa que seus usuários vão poder começar a trabalhar desde o primeiro dia sem perder o ritmo. Em vez de perder tempo procurando novas informações de login ou procurando documentação, os usuários vão poder se concentrar em seus principais objetivos comerciais.
Barreiras comuns para uma adoção bem-sucedida
Se os benefícios são tantos, pode ser tentador pensar que a mudança vai ser orgânica. Algumas das barreiras mais comuns para a introdução bem-sucedida de novos produtos são:
- Inércia e resistência geral à mudança
- Os objetivos dos negócios não estão integrados aos objetivos de TI
- Patrocínio inadequado dos principais líderes
- Confusão (Quando estamos fazendo o quê?)
- Falha em comunicar os benefícios aos usuários (o que eu ganho com isso?)
- Muitas ferramentas disponíveis e nenhuma orientação clara sobre quando usar quais ferramentas
Para obter os benefícios acima e evitar essas armadilhas comuns, você precisa de um plano de gestão de mudanças. Seu plano de gestão de mudanças vai garantir que as equipes saibam o que está mudando, como, por que e quando e tenham o conhecimento, as habilidades e os recursos necessários para serem bem-sucedidas. O restante deste guia vai guiar você pelas etapas recomendadas quando se trata de se preparar para a mudança e preparar suas equipes para o sucesso a longo prazo.
DICA: para ajudar você a organizar sua transformação digital e aplicar as estratégias de gestão de mudanças que vão ser abordadas neste guia, a gente recomenda usar nosso template de plano de gestão de mudanças. Esse template foi criado para orientar você no processo de planejamento e execução de sua migração para a nuvem, garantindo que todas as partes interessadas estejam informadas e envolvidas. Ao utilizar esse template e seguir as melhores práticas, você pode ajudar a garantir uma transição tranquila para a nuvem e maximizar os benefícios do seu investimento na Atlassian.
Etapa 4: defina o escopo da implementação
Se você estiver migrando do Atlassian Server ou do Data Center, é provável que já tenha uma estratégia de migração definida, que vai definir como repassar a implementação para as equipes. Se você optou por uma estratégia de migração em fases, por exemplo, ela vai acontecer em etapas. Nesse caso, a implementação é repassada para as respectivas equipes, uma de cada vez, para coincidir com a migração. Por outro lado, se estiver fazendo uma migração de todos os dados, você pode escolher fazer uma grande implementação para todos os usuários ao mesmo tempo.
DICA: se você estiver migrando mais de 1.000 usuários, entre em contato conosco para uma consulta sobre a abordagem de migração. A estratégia de migração é uma das principais informações necessárias antes de começar a planejar a adoção.
Implementação big bang
Uma implantação big bang significa que ela vai ser GRANDE — a implementação vai impactar a organização inteira ao mesmo tempo. Ela pode ser parte de uma transformação digital mais ampla, de uma iniciativa de trabalho ou talvez de uma mudança no mandato de alguma liderança da organização. É comum que as implementações big bang exijam mais preparação, coordenação e deem menos chances de aprender e se ajustar ao longo do caminho. Por isso, vemos mais organizações realizando implementações graduais.
Implementação em fases
Uma implementação em fases significa que vai passar de departamento em departamento. Você pode optar por implementar em alguns departamentos ao mesmo tempo, mas não você não vai fazer a implementação em simultâneo para todas as equipe, como na abordagem big bang. Essa é a abordagem preferida dos clientes. Muitos clientes realizam a implementação em alguns departamentos com sucesso, começando com apenas uma ou duas equipes iniciais e, em seguida, aplicam o aprendizado da implementação inicial para orientar a próxima fase de adoção.
Priorização de departamentos
Caso escolha a implementação gradual, você deve priorizar os departamentos nos quais vai implementar a alteração primeiro. A implementação em departamentos que colaboram entre si com frequência garante que todos os usuários usem um único conjunto de ferramentas ao mesmo tempo. Assim, as equipes podem trabalhar juntas para normalizar os novos processos. Isso também vai ajudar você a priorizar casos de uso mais tarde (detalhado na Etapa 5). Para enfrentar menos resistência no início, considere também equipes ou departamentos receptivos às alterações.
Seja qual for a abordagem escolhida, leve em consideração a fórmula de alteração:
- Quem vai ser afetado? (Pessoas)
- Como elas vão ser afetadas? O que vai mudar? (Processo)
- Quais ferramentas vão ser usadas? (Ferramentas)
Depois de definir quem, como e o quê, é hora de decidir quando. Não percebemos um cronograma padrão — algumas implementações podem levar semanas e outras meses. Os cronogramas vão ser diferentes dependendo do escopo da implementação, dos recursos da equipe do projeto e de outras prioridades concorrentes da organização. Também é importante considerar outras alterações planejadas, para que você possa determinar se este é o momento certo para fazer implementação ou se deve aguardar até que a ela possa ser o foco principal.
Etapa 6: crie o plano de treinamento e suporte
Agora que você identificou os casos de uso e sabe quais produtos as equipes devem aplicar neles, é hora de determinar como você vai treinar as equipes para usar as ferramentas. Além do treinamento do usuário, pense em como você vai treinar o departamento de TI para dar suporte às ferramentas.
Todos aprendem e absorvem informações de jeitos diferentes: alguns gostam de ler, outros de assistir e outros de ouvir novas informações. Ao desenvolver FAQs, procure incluir não apenas texto, mas também capturas de tela, gifs e/ou vídeos explicando as diferenças que os usuários podem encontrar.
A maioria dos usuários fica imerso no produto, criando e editando itens do Jira e/ou páginas do Confluence. Por isso, recomendamos que foque em ajudar os usuários a lidar com as alterações nessas tarefas mais frequentes. Você pode direcionar os usuários para as visões gerais de produtos para destacar com rapidez as diferenças entre autogerenciado e nuvem para: Jira Software, Confluence e Jira Service Management.
Após o treinamento inicial, é provável que as equipes tenham dúvidas e precisem de suporte contínuo. Crie um canal do Teams ou do Slack onde as pessoas possam obter ajuda e fazer perguntas. A comunidade de entusiastas vai ser útil aqui, pois ela pode ajudar a monitorar o canal, assim como a equipe de suporte de TI.
DICA: a criação de um programa de treinamento pode ser demorada e você pode estar se perguntando o que abordar. Para começar, consulte este guia que preparamos. Ele inclui alterações importantes a serem abordadas antes do lançamento e aborda tópicos que são alvo frequente de perguntas de usuários.
Como identificar entusiastas
Ótimo, você está interessado em construir uma comunidade de entusiastas! Mas como identificar as pessoas certas para o trabalho? Embora você já tenha alguns entusiastas em potencial em mente, é uma boa ideia fazer esse exercício para garantir que você não esqueça de ninguém. Isso é muito importante se você quer recrutar entusiastas de departamentos específicos onde talvez não tenha muitas conexões pessoais. É aqui que os logs de auditoria podem ajudar.
Os logs de auditoria rastreiam as atividades que ocorrem em um produto e podem ajudar você a identificar entusiastas, começando pelos usuários experientes. Use os logs de auditoria para pesquisar usuários que realizam ações importantes no produto com frequência, como fazer login em na conta, criar um item no Jira ou editar uma página do Confluence:
Configurações > Sistema > Log de auditoria
DICA: confira a documentação de suporte para saber mais sobre as atividades de auditoria nos aplicativos do Jira e no Confluence Cloud.
Empresas com vários produtos da Atlassian podem realizar pesquisas semelhantes usando logs de auditoria em toda a empresa, que exibem dados de todos os produtos de nuvem em uma única visualização. Pela organização em admin.atlassian.com, acesse Segurança > Monitoramento > Log de auditoria para pesquisar as principais ações do produto, como:
Entrou na conta
Criou um item do Jira
Editou uma página no Confluence
OBSERVAÇÃO: para acessar os logs de auditoria de toda a empresa, você precisa de uma assinatura ativa do Atlassian Access, que está incluída em todos os planos Enterprise ou pode ser comprada sozinha. O rastreamento de atividades criadas pelo usuário com logs de auditoria de toda a empresa está disponível com exclusividade nos planos Enterprise.
1. Alteração = Pessoas + Processo + Ferramentas
As pessoas estão no centro — muitas iniciativas de mudança falham porque se concentram apenas em processos ou ferramentas e ignoram as pessoas. É importante considerar como essa mudança vai afetar as equipes e como o impacto pode variar de acordo com a função, a antiguidade ou o departamento. Articule o “o que eu ganho com isso” para cada membro da equipe. Todo funcionário deve ser valorizado e entender como essa mudança vai ajudar a tornar o dia a dia dele melhor.
2. A adoção é um processo contínuo, não um momento isolado
Quando você clica para enviar os e-mails que escreveu anunciando a mudança, o trabalho está apenas começando. Vai levar tempo até que as pessoas reconheçam, aceitem e se adaptem à mudança. Considere isso ao criar um plano de comunicação. Talvez seja necessário realizar várias rodadas de comunicação para que a mudança se estabeleça. Além disso, a tecnologia que você implementar também vai mudar com o tempo. Mantenha os usuários atualizados com as últimas novidades.
DICA: se você já tiver um boletim informativo de TI ou formas de trabalhar, presença na intranet ou canal do Slack/MS Teams, considere incluir dicas e truques mensais, destaques de novas funções e oportunidades de treinamento.
3. Atenda os usuários onde eles estiverem
Mostre aos usuários como eles podem incorporar os novos produtos aos fluxos de trabalho atuais e articule com clareza o que vai ser substituído (processo e/ou tecnologia). Ao elaborar casos de uso específicos e um plano de comunicação, não se esqueça de levar isso em consideração. Ao conectar as novas ferramentas e/ou processos aos fluxos de trabalho existentes, a mudança vai parecer menos assustadora para as equipes. Mais importante ainda: tenha empatia durante todo o processo.
DICA: ao mostrar como as novas ferramentas da Atlassian, como o Jira Software, se integram às ferramentas e sistemas existentes das equipes, como o Slack, a mudança vai parecer menos drástica e vai ajudar as equipes a entender melhor como as novas ferramentas se encaixam e aprimorar os fluxos de trabalho diários. Saiba mais sobre a integração aqui.
4. Os superiores definem o tom
Ao planejar a implantação, inscrever executivos e líderes seniores para endossar a mudança pode fazer com que esta tenha uma maior aceitação na empresa. Além dos patrocinadores executivos formais, considere ter um conjunto adicional de líderes seniores endossando ainda mais a mudança. Pode ser tão simples quanto encaminhar o anúncio aos departamentos para mostrar que eles estão de acordo e apoiam. Também recomendamos organizar uma sessão de treinamento específica para líderes seniores, para que eles possam saber como as equipes vão ser afetadas.
5. Crie a comunidade de Campeões desde cedo
Ao criar a comunidade de Campeões desde cedo, você pode aproveitar o entusiasmo e a experiência deles para começar a semear a adoção nas empresas, o que pode ajudar a acelerar o lançamento. Uma maneira de fazer isso é lançar um piloto antecipado ou uma prévia para os Campeões e fazer com que eles integrem as equipes primeiro, para que você possa ter uma ideia do que funciona e do que vai precisar ajustar para um lançamento mais amplo.
6. Faça com que seja divertido
Se for apropriado, tente fazer com que seja divertido. Deixe as equipes empolgadas com a mudança e com as novas ferramentas. Algumas ideias para que a adoção seja mais lúdica:
- Competição entre departamentos sobre o uso
- Solicite o caso de uso mais criativo
- Caso de uso/sucesso da função em uma newsletter mensal
7. Mostrar é melhor que falar
Quando você está contratando novos usuários, é sempre melhor mostrar do que falar. Ao elaborar um plano de treinamento, considere como você pode ir além da comunicação em massa e começar a demonstrar o valor das novas ferramentas. Considere o seguinte:
- Organize almoços e faça sessões de treinamento para que os usuários possam experimentar os produtos.
- Pense em sessões de treinamento específicas do departamento para treinar os usuários em casos de uso específicos (pontos extras se elas foram lideradas pelos Campeões!).
- Grave essas sessões para que elas possam ser revisitadas no futuro e reutilizadas para novos funcionários à medida que eles ingressarem na empresa.
8. O ciclo de feedback é essencial
Não se esqueça disso: defina o ciclo de feedback durante o plano de lançamento, incluindo o processo de coleção de feedback (Campeões, canal do Slack/MS Teams, pesquisa, ticket da central de atendimento etc.). Um bom ciclo de feedback vai manter você próximo dos usuários e vai ajudar a corrigir o curso quando necessário, além de oferecer informações sobre como as ferramentas estão sendo usadas e quais resultados comerciais foram alcançados como resultado.