Toolkit per l'adozione di Cloud
Le risorse che ti servono per creare ed eseguire un piano di adozione e gestione delle modifiche di successo
Guida di Atlassian all'adozione e alla gestione delle modifiche
In questa guida esamineremo best practice e suggerimenti su come implementare al meglio Atlassian Cloud nella propria organizzazione e su larga scala per promuovere un cambiamento duraturo delle modalità di lavoro e collaborazione dei team. Nella guida viene descritto come definire la vision, formare il team principale, definire metriche di successo, assicurarsi la partecipazione dei dirigenti, incoraggiare la crescita della community di utenti esperti, progettare una strategia di comunicazione e creare processi di formazione e supporto efficaci.
Perché la gestione delle modifiche è importante per la tua organizzazione
I nostri clienti si affidano ad Atlassian per potenziare i processi aziendali cruciali in tutte le loro organizzazioni. E di pari passo con la trasformazione digitale e l'adozione di modi di lavorare Agile, molti si ritrovano a spostare i propri set di strumenti esistenti su Atlassian Cloud per accrescere l'impatto IT riducendo le spese generali e ristanziando i costi dell'infrastruttura, per accelerare la produttività degli utenti e godere della massima tranquillità grazie a sicurezza e conformità integrate.
Per realizzare il ritorno sull'investimento nel cloud, non è sufficiente acquistare un abbonamento: è necessario che i tuoi team utilizzino attivamente Atlassian Cloud per potenziare il loro lavoro quotidiano. Il successo dell'iniziativa cloud dipende dalla tua capacità di convincere i team ad adottare i nuovi strumenti.
Ecco perché devi preparare la tua organizzazione per il successo a lungo termine con un piano di gestione delle modifiche efficace. Dall'approvazione degli stakeholder alla formazione degli utenti, un piano di gestione delle modifiche ben progettato può fare la differenza quando si tratta di adottare i prodotti Atlassian per la prima volta, migrare gli utenti dai nostri prodotti autogestiti al cloud o implementare qualsiasi iniziativa di cambiamento. Quindi, iniziamo.
Il cambiamento duraturo richiede impegno
Lo capiamo: in una certa misura, siamo tutti affaticati dai cambiamenti. Che si tratti di un nuovo strumento o di un nuovo processo da seguire, si ha la sensazione che le modifiche non finiscano mai. È importante tenere presente questa sensazione quando si elabora un piano di implementazione di nuove modifiche che interessano qualsiasi team, non solo per le modifiche tecnologiche o software. Per ridurre al minimo l'attrito causato dalle modifiche, è utile che tutti i componenti si muovano nella stessa direzione. Ciò significa che le persone, i processi e gli strumenti devono lavorare in armonia per applicare la modifica e garantirne la durata.
Un cambiamento duraturo, un cambiamento reale, sistemico e sostenibile (che chiameremo "adozione duratura") richiede impegno. Si potrebbe dedicare la maggior parte del tempo a verificare il funzionamento dei nostri prodotti dal punto di vista tecnico, ma è altrettanto importante assicurarsi che i team utilizzino (e apprezzino!) effettivamente gli strumenti distribuiti. L'adozione è più di una semplice abilitazione dei servizi: si tratta di preparare l'organizzazione al successo a lungo termine e aiutare i team a lavorare in modo più efficiente per ottenere migliori risultati aziendali.
I vantaggi di un programma di adozione e gestione delle modifiche di successo
Un programma di adozione e gestione delle modifiche di successo presenta molti vantaggi, ecco i tre principali:
1. Risparmio di tempo e denaro
Per rendere sostenibile la modifica, è utile elaborare un piano per l'adozione e la gestione delle modifiche nell'ambito del piano di migrazione generale e prendere decisioni ponderate durante l'implementazione. Senza un piano solido, potresti rischiare di dover ripetere l'implementazione in futuro se i team non si adattano alla modifica.
2. Riduzione dello shadow IT
Grazie all'implementazione strategica dei prodotti Atlassian, i tuoi team avranno un quadro chiaro di come e quando utilizzare un determinato prodotto Atlassian per i loro casi d'uso specifici. Se le loro esigenze tecnologiche sono soddisfatte, se hanno accesso ai materiali di formazione appropriati e possono ricorrere a un canale di feedback per suggerire dei miglioramenti, i team saranno meno propensi ad acquistare e avviare le proprie istanze dei prodotti Atlassian o a collaborare al di fuori dei servizi approvati dall'IT. In questo modo, si possono evitare le frustrazioni legate agli aspetti tecnici, di fatturazione e di sicurezza associate allo shadow IT.
SUGGERIMENTO: se stai cercando di ottenere visibilità sullo shadow IT, dai un'occhiata all'esplorazione automatica del prodotto, disponibile con un abbonamento Atlassian Access o Cloud Enterprise. Grazie all'esplorazione automatica del prodotto, gli amministratori dell'organizzazione possono rilevare le istanze Atlassian Cloud create dagli utenti che si trovano all'interno della loro organizzazione, vedere chi sono gli amministratori di questi prodotti e quanti utenti vi partecipano. Gli amministratori dell'organizzazione possono anche contattare il responsabile dell'istanza per consolidare prodotti e dati all'interno dell'istanza di prodotto ufficiale dell'organizzazione.
3. Aumenta la produttività
Avere un piano di gestione delle modifiche con le risorse di formazione e il supporto adeguati significa che gli utenti potranno essere operativi sin dal primo giorno senza perdere un secondo. Invece di perdere tempo a cercare i nuovi dati di accesso o la documentazione, gli utenti potranno rimanere concentrati sui loro obiettivi aziendali chiave.
Ostacoli comuni a un'adozione di successo
Dati questi straordinari vantaggi, si potrebbe essere tentati di pensare che le modifiche avvengano in modo organico. Alcuni degli ostacoli più comuni che impediscono un'introduzione di successo di nuovi prodotti sono:
- Inerzia e resistenza generale alla modifica
- Obiettivi aziendali non integrati con gli obiettivi IT
- Partecipazione dei principali leader inadeguata
- Confusione (quando facciamo cosa?)
- Incapacità di comunicare i vantaggi agli utenti (quali sono i benefici per me?)
- Troppi strumenti disponibili e nessuna linea guida chiara su quando usare quali strumenti
Per realizzare i vantaggi descritti sopra ed evitare queste insidie comuni, ti serve un piano di gestione delle modifiche grazie al quale avrai la sicurezza che i tuoi team sappiano cosa sta cambiando, come, perché e quando e che dispongano delle conoscenze, delle competenze e delle risorse necessarie per portare a termine il lavoro con successo. La parte restante di questa guida è dedicata ai passaggi consigliati per prepararsi alla modifica e indirizzare i team verso il successo a lungo termine.
SUGGERIMENTO: per aiutarti a organizzare la trasformazione digitale e ad applicare le strategie di gestione delle modifiche che esamineremo in questa guida, ti consigliamo di utilizzare il nostro modello del piano di gestione delle modifiche. Questo modello è progettato per guidarti nel processo di pianificazione ed esecuzione della migrazione al cloud, assicurando al contempo l'aggiornamento e il coinvolgimento di tutti gli stakeholder. Utilizza questo modello e segui le best practice per garantire una transizione senza intoppi verso il cloud e massimizzare i vantaggi del tuo investimento in Atlassian.
Passaggio 4: definisci l'ambito dell'implementazione
Se stai effettuando la migrazione da Atlassian Server o Data Center, probabilmente hai già impostato una strategia di migrazione che determinerà le modalità di implementazione all'interno dei team. Ad esempio, se hai optato per una strategia di migrazione graduale, utilizzerai un'implementazione per fasi nei rispettivi team uno alla volta in base all'andamento della migrazione. D'altra parte, se stai effettuando invece una migrazione di tipo Lift and Shift, potresti scegliere di procedere con un'implementazione su larga scala in contemporanea per tutti gli utenti.
SUGGERIMENTO: se stai effettuando la migrazione di più di 1.000 utenti, contattaci per una consulenza sull'approccio da seguire. La strategia di migrazione che scegli è un input fondamentale da stabilire prima di iniziare a pianificare l'adozione.
Implementazione su larga scala
Un'implementazione su larga scala significa che si tratterà di un'implementazione di grande portata che avverrà in contemporanea in tutta l'organizzazione. Ciò potrebbe far parte di una più ampia iniziativa di trasformazione digitale o dei metodi di lavoro oppure magari di una modifica di grado esecutivo con un mandato a livello di organizzazione. In generale, le implementazioni su larga scala richiedono maggiore preparazione e coordinamento e offrono minori opportunità di apprendere e adattarsi lungo il percorso, motivo per cui vediamo più organizzazioni scegliere le implementazioni graduali.
Implementazione graduale
Un'implementazione graduale significa che l'implementazione avviene reparto per reparto. Potresti decidere di procedere con l'implementazione in alcuni reparti in contemporanea, ma non in tutti i team, come avviene invece nell'approccio su larga scala. L'implementazione graduale è l'approccio più comunemente scelto dai nostri clienti. Molti di loro completano l'implementazione in alcuni reparti, di solito iniziando con solo uno o due team pilota, per poi applicare gli insegnamenti tratti dall'implementazione iniziale alla fase successiva dell'adozione.
Assegnazione della priorità ai reparti
Se decidi di effettuare un'implementazione graduale, dovrai stabilire quali saranno i reparti in cui implementare per primi la modifica. Uno schema ricorrente consiste nello scegliere per l'implementazione i reparti che collaborano spesso tra loro per assicurarsi che tutti gli utenti utilizzino un set condiviso di strumenti nello stesso momento e che i team possano collaborare per normalizzare i nuovi processi. In seguito, potrai basati su questo schema quando arriva il momento di assegnare la priorità ai casi d'uso (dettagli al Passaggio 5). Per affrontare meno resistenze nelle fasi iniziali, ti consigliamo di prendere in considerazione anche l'implementazione nei team o nei reparti con la reputazione di essere aperti alle modifiche.
Indipendentemente dall'approccio scelto, assicurati di tenere presente la formula di modifica:
- Chi è interessato? (Persone)
- Come saranno influenzate? Cosa cambierà? (Processo)
- Quali strumenti verranno utilizzati? (Strumenti)
Dopo aver definito il chi, il come e il cosa, è il momento di decidere il quando. Non esiste una tempistica standard: alcune implementazioni possono richiedere settimane, mentre altre mesi. Le tempistiche saranno diverse a seconda dell'ambito dell'implementazione, delle risorse del team di progetto e di altre priorità concorrenti all'interno dell'organizzazione. È anche importante tenere presenti le altre modifiche pianificate in modo da stabilire se è il momento giusto per il lancio o se è meglio attendere per fare in modo che l'implementazione sia al centro dell'attenzione.
Passaggio 6: crea un piano di formazione e assistenza
Ora che hai identificato i casi d'uso e sai quali prodotti vuoi che i tuoi team utilizzino per ciascuno di questi, è il momento di decidere come formare i tuoi team sull'uso degli strumenti. Oltre alla formazione degli utenti, non dimenticare di pensare a come formare il reparto IT per metterlo nelle condizioni di fornire assistenza con gli strumenti.
Tieni presente che tutti imparano e acquisiscono le informazioni in modi diversi: ad alcuni piace leggere, ad altri guardare e ad altri ancora ascoltare nuove informazioni. Quando sviluppi le domande frequenti, cerca di includere non solo del testo, ma anche screenshot, gif e/o video che spieghino le differenze che gli utenti possono riscontrare.
La maggior parte degli utenti trascorre gran parte del tempo a utilizzare il prodotto per creare e modificare i ticket Jira e/o le pagine Confluence, quindi ti consigliamo di concentrare l'attenzione sull'aiutare gli utenti ad affrontare le modifiche a questi task più frequenti. Puoi indirizzare gli utenti alle nostre panoramiche di prodotto per individuare rapidamente le differenze tra le versioni dei prodotti autogestite e Cloud di: Jira Software, Confluence e Jira Service Management.
Dopo la formazione iniziale, i tuoi team avranno probabilmente delle domande e avranno bisogno di assistenza continua. Valuta la possibilità di creare un canale Teams o Slack in cui le persone possano chiedere aiuto e porre domande. La community dei promotori ti sarà utile in questo frangente perché può aiutarti a monitorare il canale e il team di assistenza IT.
SUGGERIMENTO: l'elaborazione di un programma di formazione può richiedere molto tempo e potresti avere dubbi sugli argomenti da affrontare. Per iniziare, dai un'occhiata a questa guida che abbiamo preparato. Nella guida sono incluse le modifiche importanti da trattare prima del lancio e sono descritti gli argomenti più frequentemente oggetto di domande da parte degli utenti.
Come identificare i promotori
Ottimo: sei interessato a creare una community di promotori! Ma in che modo puoi identificare le persone giuste per questo compito? Anche se potresti già avere in mente alcuni potenziali promotori, ti consigliamo di fare questo esercizio per avere la certezza di non lasciarti sfuggire nessuno. È un aspetto particolarmente importante se intendi reclutare promotori di reparti specifici in cui potresti non avere molti contatti personali. È qui che i log di controllo possono essere d'aiuto.
I log di controllo tengono traccia delle attività che si svolgono all'interno di un prodotto e possono aiutarti a identificare i tuoi promotori, a cominciare dai tuoi utenti esperti. Utilizza i log di controllo per cercare gli utenti che eseguono spesso azioni chiave all'interno del prodotto, come l'accesso al loro account, la creazione di un ticket Jira o la modifica di una pagina Confluence:
Impostazioni > Sistema > Audit log
SUGGERIMENTO: dai un'occhiata alla nostra documentazione di supporto per saperne di più sulle attività di controllo nelle applicazioni Jira e in Confluence Cloud.
Le organizzazioni con più prodotti Atlassian possono condurre ricerche simili utilizzando gli audit log a livello di organizzazione in cui sono mostrati i dati di tutti i prodotti Cloud in un'unica vista. Dalla tua organizzazione all'indirizzo admin.atlassian.com, vai a Sicurezza > Monitoraggio > Audit log per cercare le azioni chiave all'interno del prodotto come:
Accesso all'account
Creazione di un ticket Jira
Modifica di una pagina Confluence
NOTA: per accedere agli audit log a livello di organizzazione, è necessario un abbonamento attivo ad Atlassian Access, incluso in tutti i piani Enterprise o acquistabile separatamente. Il monitoraggio delle attività create dagli utenti con audit log a livello di organizzazione è disponibile esclusivamente con i piani Enterprise.
1. Modifica = Persone + Processi + Strumenti
Le persone sono al centro: molte iniziative di modifica falliscono perché si concentrano solo sui processi o sugli strumenti ignorando l'elemento umano. È importante tenere presente in che modo questa modifica influirà sui team e come l'impatto possa variare in base al ruolo, all'anzianità o al reparto. Assicurati di illustrare i vantaggi che la modifica comporta per ogni membro del team. Ogni dipendente deve essere coinvolto e comprendere in che modo la modifica contribuirà a migliorare il suo lavoro quotidiano.
2. L'adozione è un processo continuo, non un momento fisso nel tempo
Una volta inviate le e-mail per annunciare la modifica, sei appena all'inizio del lavoro. Ci vorrà del tempo affinché le persone prendano atto, accettino e si adattino alla modifica. Quando elabori il piano di comunicazione, tieni presente che potresti dover effettuare più cicli di comunicazione per fare in modo che la modifica si stabilizzi. E anche la tecnologia che distribuisci cambierà nel tempo: assicurati di mantenere gli utenti aggiornati sulle ultime novità.
SUGGERIMENTO: se hai già una newsletter sulle notizie relative all'IT o ai metodi di lavoro, una presenza su Intranet o un canale Slack/MS Teams, valuta la possibilità di includere in questi canali di comunicazione suggerimenti e consigli mensili, i punti salienti delle nuove funzionalità e le opportunità di formazione.
3. Vai incontro agli utenti
Mostra agli utenti come possono incorporare i nuovi prodotti nei loro flussi di lavoro attuali e illustra chiaramente che cosa i prodotti sostituiranno (processo e/o tecnologia). Non dimenticarti di questo aspetto quando elabori i casi d'uso mirati e il piano di comunicazione. Collegando i nuovi strumenti e/o processi ai flussi di lavoro esistenti, la modifica sembrerà meno scoraggiante per i team. Soprattutto, mostra empatia durante l'intero processo.
SUGGERIMENTO: mostrando come i nuovi strumenti Atlassian (come Jira Software) si integrano con gli strumenti e i sistemi esistenti dei tuoi team (come Slack), la modifica sembrerà meno drastica e aiuterà i team a capire meglio come i nuovi strumenti si adattano ai i loro flussi di lavoro quotidiani e li migliorano. Scopri di più sulle integrazioni qui.
4. L'andamento della modifica parte dall'alto
Mentre pianifichi l'implementazione, coinvolgi gli alti dirigenti e i leader per ottenere il loro sostegno alla modifica e avere la possibilità di raggiungere una più ampia accettazione di quest'ultima all'interno dell'organizzazione. Oltre agli sponsor esecutivi formali, valuta la possibilità di chiedere ad altri dirigenti senior di sostenere la modifica. Dovrebbero semplicemente inoltrare l'annuncio ai loro reparti per far sapere che sono d'accordo con la modifica e che la sostengono. Consigliamo anche di organizzare una sessione di formazione rivolta specificamente ai dirigenti senior, in modo che possano vedere l'impatto della modifica sui loro team.
5. Crea la community dei promotori fin dall'inizio
Se crei fin dall'inizio la community dei promotori, potrai sfruttare il loro entusiasmo e la loro esperienza per iniziare a promuovere l'adozione nelle loro organizzazioni, il che può contribuire ad accelerare l'implementazione. Un modo per farlo è presentare un programma pilota anticipato o un'anteprima ai promotori e fare in modo che questi ultimi coinvolgano prima i loro team, così potrai farti un'idea di cosa funziona e cosa invece occorre modificare per l'implementazione generale.
6. Non dimenticare il divertimento
Se appropriato, cerca di rendere il tutto divertente: fai in modo che i team siano entusiasti della modifica e dei nuovi strumenti. Qualche idea per trasformare l'adozione in un gioco:
- Competizione tra i reparti sull'utilizzo
- Invito a presentare il caso d'uso più creativo
- Caso d'uso/di successo relativo a una funzione in una newsletter mensile
7. Meglio mostrare che parlare
Durante l'onboarding di nuovi utenti, è sempre meglio mostrare piuttosto che parlare. Quando elabori il piano di formazione, pensa a come andare oltre le comunicazioni di massa e iniziare a dimostrare il valore dei nuovi strumenti. Considera quanto segue:
- Organizza sessioni di formazione "Lunch and Learn" per consentire agli utenti di esaminare i prodotti nella pratica.
- Valuta di offrire sessioni di formazione specifiche del reparto per formare gli utenti sui casi d'uso specifici (ancora meglio se queste sessioni sono tenute dai promotori!).
- Registra queste sessioni in modo che possano essere riviste in futuro e riutilizzate per i nuovi dipendenti che entrano a far parte dell'organizzazione.
8. Il ciclo di feedback è essenziale
Non dimenticare di assicurati di definire il ciclo di feedback durante il piano di implementazione, incluso il processo di raccolta dei feedback (promotori, canale Slack/MS Teams, sondaggi, ticket del service desk ecc.). Un buon ciclo di feedback ti consentirà di non allontanarti dagli utenti e ti aiuterà a correggere il tiro se necessario, oltre a offrirti informazioni su come vengono utilizzati gli strumenti e sui conseguenti risultati aziendali raggiunti.