Que levante la mano quien se haya quedado atascado en un bucle sin fin analizando opciones con su equipo y parecía imposible llegar a una decisión final. Utiliza la plantilla de decisiones para salir de ese bucle. Evita tener que volver a debatir las opciones y, en su lugar, registra cada rumbo que el equipo haya propuesto y las ventajas y los inconvenientes para futuras referencias. También evitarás que el análisis se paralice; para ello, tan solo tendrás que poner a alguien a cargo de asegurarse de que realmente se tome la decisión y asignar a un solo responsable de la aprobación que dé el visto bueno en última instancia. La plantilla también incluye un espacio donde se puede indicar el estado de las decisiones para que todas las principales partes involucradas sepan qué hito estás a punto de alcanzar y trabajen partiendo de la misma base.
¿Qué significa DACI? DACI significa Driver (Impulsor), Approver (Aprobador), Contributors (Contribuidores) e Informed (Destinatarios de la información). Esto te ayudará a establecer límites y expectativas claros para cada miembro del equipo.
Cómo usar la plantilla DACI: documentación de las decisiones
Paso 1. Limítate a los hechos
Verás que la plantilla comienza con un gráfico que puedes rellenar con información de alto nivel, como el estado de las decisiones, la repercusión, las partes involucradas, la fecha límite y el resultado. Estos elementos pueden parecer obvios, pero lleva un tiempo revisarlos todos con las partes interesadas, en especial, con las que nombres como impulsores, aprobadores y colaboradores. Deben ser muy conscientes de su grado de responsabilidad y su papel en la toma de decisiones del proyecto; de lo contrario, te encontrarás con gente que no hará más que mirar al vacío. También tendrás que comprobar con estas mismas personas la repercusión del proyecto para que todos estéis de acuerdo en términos de prioridades e inversión de recursos.
Paso 2. Proporciona el contexto
En la sección Contexto, incluye una explicación de una o dos frases sobre cuáles son las cuestiones y qué decisión hay que tomar. Habla brevemente de la importancia de esta y de sus repercusiones.
Con Confluence, puedes introducir tablas y gráficos que ilustren los datos relevantes que puedan influir en la decisión que toméis tú y el equipo. Incluye tu documento de Hojas de cálculo de Google o Excel directamente en la página para reunir todos los factores de la decisión en un mismo sitio.
Paso 3. Anota tus opciones
Todos los elementos de la plantilla son importantes, pero en la sección Opciones contempladas es donde se llega realmente al meollo del asunto. Pasa a esta sección cuando hayas escogido al menos tres posibilidades para el proyecto. Quizás hayas tenido una sesión de lluvia de ideas, hayas tomado notas y hayas llegado a esta plantilla para que quede todo documentado. Tal vez hayas mantenido un debate virtual en otro documento de Confluence o en Slack. O puede que hayas tomado la iniciativa y se te hayan ocurrido unas cuantas opciones por tu cuenta para presentarlas ante el grupo (obtén más información sobre la toma de decisiones en Team Central de Confluence). Independientemente de cómo hayas llegado a este punto, aquí recogerás todas esas ideas.
Piensa en las ventajas y los inconvenientes de cada una, y déjalos también por escrito. Cuando estimes el coste, ten en cuenta tanto los aspectos monetarios como los recursos (miembros del equipo, tiempo, proveedores externos, materiales, etc.) que cada una necesitará. La plantilla tiene un sencillo código de colores para los costes elevados, medios y bajos, pero si precisas de otras categorías, recuerda que esto es una plantilla: puedes personalizarla como prefieras.
Paso 4. Detalla las acciones
¿Qué más necesitas para avanzar? En la sección Acciones, detalla qué más necesitáis saber, hacer o resolver tú y el equipo antes de poder concluir esta parte del proyecto. No olvides @mencionar los nombres de los miembros del equipo que se encargarán de cada acción.
Paso 5. Añade el resultado
Las páginas de Confluence tienen vida: puedes editarlas las veces que necesites a medida que evolucione el proyecto. En la última sección, indica cuál ha sido la decisión final. Es posible que tengas que rellenar primero el área de acciones y, basándote en estas, especificar el resultado más tarde. Aunque, si tienes una reunión en directo para hablar sobre la decisión, puedes determinar el resultado en ese mismo momento. Sea como sea, anótalo para guardarlo por si hay algún compañero de la empresa que quiera saber cómo llegó el equipo a esas conclusiones.
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