Distribuido, pero no desconectado

Una valoración de casi 2000 millones de USD. Más de 5 millones de usuarios. Casi 800 empleados. Cero oficinas.

::record scratch:: Así es. Sin oficinas centrales, sin espacio de oficina – en cualquier lugar.

¿Cómo puede una startup de software en un sector al alza convertirse en pocos años en líder con un valor de varios miles de millones de dólares, y todo ello con un equipo totalmente remoto y distribuido por 40 estados y 20 países? InVision nos muestra el camino.

El fundador y director ejecutivo, Clark Valberg, cree que la pantalla se ha convertido en el sitio más importante del mundo. Por eso tiene sentido que no solo desarrollen una plataforma de diseño colaborativo y herramientas de creación de prototipos para la fabricación de pantallas y experiencias digitales, sino también que sea una empresa que opera totalmente a través de la pantalla.

Las tareas se perdían entre las grietas. Los empleados perdían tiempo cambiando de herramientas y era difícil pasar trabajo de unos equipos a otros porque cada uno utilizaba una plataforma distinta. Además, a los responsables les resultaba casi imposible generar informes comprensibles u obtener una imagen completa de las personas y los proyectos que gestionaban. Para poder mantener el rápido crecimiento de la empresa, era necesario simplificar.

InVision buscaba una plataforma basada en la nube que pudiera satisfacer sus distintas necesidades desde el primer momento, además de integrarse bien con otras herramientas específicas de cada departamento, como el sistema de gestión de recursos humanos. Wendy ya estaba familiarizada con Atlassian y, una vez que empezó a investigar el modo en que herramientas como Jira Software, Confluence y Trello podían integrarse fácilmente con el resto de sus herramientas cotidianas, se convirtió rápidamente en su primera opción. “Con Atlassian, es muy sencillo ponerse en marcha y desarrollar una solución. También me encantaba la idea de tener un marketplace de aplicaciones con autoservicio”, recuerda.

Actualmente, los productos de Atlassian Cloud han demostrado ser la solución perfecta, y todo ello sin forzar a los empleados a cambiar su flujo de trabajo. Como Slack se integra a la perfección con los productos de Atlassian, pueden seguir publicando un mensaje en Slack, o bien enviar solicitudes directamente a través de Jira Service Management. En ambos casos, se crea automáticamente un ticket en Jira Software gracias a la integración de Jira for Slack, lo que permite al equipo de TI asignar las solicitudes y trabajar en ellas, tratar una incidencia con otros miembros del equipo mediante comentarios, realizar un seguimiento de la tarea hasta su finalización e informar del resultado a los responsables. Los empleados pueden seguir el ticket en Slack y controlar su estado, la persona asignada, la prioridad y muchos otros datos. El equipo de TI se ahorra mucho tiempo, porque desaparecen las consultas de estado y los empleados pueden centrarse en sus responsabilidades principales, sin la preocupación de que TI se olvide de sus solicitudes.

El Equipo de personas también ha utilizado Atlassian para simplificar su trabajo y mejorar la comunicación con los empleados. Este departamento confía en Trello para gestionar la incorporación y en Confluence para documentar la información y compartirla con los empleados. Ambas soluciones ayudan a crear una experiencia positiva para los recién llegados (algo especialmente importante dado el modelo de trabajo remoto de InVision) y mantienen a los empleados al día de las últimas noticias y directrices.

Además, se anima a los empleados de InVision a que utilicen e integren Atlassian de manera creativa. Por ejemplo, Marie Kretlow y Dennis Field, del Equipo de personas, han integrado InVision con Slack y Confluence para visualizar su trabajo y mantenerse al tanto de las actualizaciones. “Uno de los proyectos en los que Marie y yo trabajamos es el manual del empleado”, explica Dennis. “A menudo utilizamos una función de InVision denominada Freehand para trazar ideas, y nuestro prototipo de InVision del manual está incrustado en una página de Confluence. Cualquier cambio se transmite automáticamente a Confluence y todos pueden verlo. Y los comentarios que se realizan en la página de Confluence o en InVision se transmiten a Slack, por lo que disponemos de actualizaciones en tiempo real”. Los miembros del equipo también pueden seguir una página de Confluence y responder a los comentarios directamente desde el canal de Slack donde se comparten.

Como han comprobado Marie y Dennis de primera mano, cuanto más integran los empleados de InVision Atlassian y Slack en el trabajo diario y en las demás herramientas que utilizan (incluido su propio producto), más eficiencias y mejoras experimentan.

Marie añade que Atlassian ayuda a los empleados de InVision no solo con su trabajo cotidiano, sino también con el desarrollo de su misión profunda: ayudar a empresas de todo el mundo a innovar mediante el diseño digital. “En definitiva, nuestra asociación con Atlassian tiene un efecto positivo en los clientes de InVision”, afirma. “Cuanto más logramos integrarnos como equipo, mejor podemos servir a nuestros clientes para que creen mejores productos y experiencias digitales”.