IKEA Place: transformação da inovação em realidade

A gente sabe como é estar na frente de um lindo Karlstad ou Ektorp (ou "sofás", para os novatos da IKEA), pronto para levar ele para casa e passar a noite com a Netflix e uma chave Allen. Mas, uma pergunta simples separa você de um sofá aconchegante: "será que cabe?"

Esse o problema principal que a TWNKLS | AR, uma empresa da PTC (também conhecida como PTC) quer ajudar a IKEA a resolver. Em 2018, a PTC inseriu sua empresa de transformação digital em uma feira de inovações realizada pela IKEA e lançou a ideia do IKEA Place, um aplicativo de visualização 3D que usaria a realidade aumentada (AR) para "posicionar virtualmente modelos 3D em escala real na sua própria casa". Os compradores poderiam usar o aplicativo para experimentar virtualmente os móveis que querem antes da compra ou apontar a câmera para um espaço e explorar os produtos que seriam mais adequados.

A ideia inteligente da PTC era bem o que a IKEA e os clientes queriam. A grande varejista nomeou a PTC como vencedora da feira de inovações e começou a planejar uma parceria que tornaria o aplicativo de AR em um serviço real.

Do quadrado 1 para a versão 1 em 9 semanas

O momento não poderia ser melhor: a Apple estava pronta para lançar seu ARKit para desenvolvedores do mundo todo dali a apenas nove semanas. Embora o prazo fosse agressivo, a PTC viu uma grande oportunidade de lançar a primeira versão do aplicativo Place junto com o primeiro ARKit, na esperança de chamar a atenção da Apple e aproveitar a onda de AR até o sucesso.

A PTC logo montou uma equipe e criou um plano de projeto para atender ao prazo curto. O Gerente de Desenvolvimento, Jefferson Scomacao, e o Gerente de Projetos, Andy Barker, lideraram a equipe por meio de ideação e produção na velocidade da luz, usando o Jira Software para o rastreamento de itens e projetos. Após dois meses de trabalho intenso, a equipe lançou a primeira versão do IKEA Place, em conjunto com o Apple ARKit. Em alguns dias, o aplicativo teve milhares de downloads e chamou a atenção do CEO da Apple, Tim Cook, que fez uma demonstração dele em um evento e o chamou de "o futuro das compras".

Considerando as opiniões favoráveis, a PTC e a IKEA sabiam que estavam no caminho certo. Querendo mais, elas comemoraram, descansaram e voltaram ao laboratório para começar a aprimorar o aplicativo Place.

Conectando equipes com o Trello

À medida que desenvolvia um plano de ação para o futuro, a PTC percebeu que precisaria de diversas equipes da própria empresa e também da IKEA, além de outros parceiros estratégicos, para criar a próxima versão. Cada equipe estava um local diferente, tinha níveis diferentes de conhecimento em tecnologia e usava softwares diferentes para gerenciar seu trabalho.

Embora todos estivessem ansiosos para colaborar, eles não queriam configurar e aprender novos sistemas para esse projeto — e ninguém tinha tempo para isso. Andy disse "Com tantos parceiros internos e externos, as pessoas não queriam ou não podiam abrir seus próprios sistemas. Precisávamos colaborar e começar logo".

O quadro de plano de ação do produto contém um backlog dos planos futuros para o aplicativo Place e fornece uma visão geral de alto nível do trabalho em andamento e do trabalho concluído. Jefferson disse que o uso do Trello ajudou a aumentar o número de itens do plano de ação documentado e rastreado de "novo" para "concluído" em 20% a 40%, além de manter as equipes focadas e organizadas à medida que chegam novas solicitações. "Quando a IKEA pede um recurso novo, podemos dizer a ela se ele está no plano de ação e para quando está programado", disse ele. "Isso nos ajuda a evitar desvios do caminho e entender qual é o nosso foco".

Quando os recursos e bugs são extraídos do backlog para um sprint, a equipe de projetos da IKEA na PTC rastreia as tarefas em que estão trabalhando no quadro de atribuições atuais. Diversas equipes estão envolvidas no gerenciamento dessas tarefas, então, cada equipe tem sua própria lista de afazeres. Assim, cada um pode ficar concentrado em suas próprias tarefas, enquanto consegue visualizar como seu trabalho afeta o trabalho das outras pessoas. Os gerentes e líderes de projeto também vão achar este quadro inestimável para o rastreamento e a criação de relatórios de progresso.

Jefferson diz que o gerenciamento do QA no Trello ajudou a "salvar o dia". O QA foi uma grande fonte de estresse durante o desenvolvimento da V1 do Ikea Place, porque os 30 parceiros de QA estavam rastreando seus trabalhos em planilhas e documentos do Word. Isso tornou difícil para os desenvolvedores rastrearem e integrarem os bugs com os itens do Jira Software e ficou quase impossível para a liderança ver os problemas, as soluções e as regressões.

O uso do Trello para gerenciar o QA resolveu todos esses desafios e alguns outros. Agora, é mais fácil para os especialistas de QA criar sessões novas e entender o que os líderes estão buscando. Os gerentes também podem rastrear os dados de QA, tomar decisões mais informadas e transferir as informações para outros sistemas, se necessário. Como resultado, o número total de problemas caiu em 85% e o desempenho (medido pela porcentagem de problemas corrigidos) aumentou em mais de 125%.

A equipe de projetos da IKEA na PTC também usou power-ups para personalizar o Trello para se adequar ao fluxo de trabalho dela e integrar a ferramenta com outros sistemas essenciais de colaboração e desenvolvimento. Por exemplo, a equipe adicionou campos personalizados para rastrear versões, tipos de bug e responsáveis. As integrações de Power-Ups também transmitem informações entre o Trello e o Google Drive, Slack, Giphy, Blue Jeans e OneDrive.

Este sistema robusto e integrado é um divisor de águas para a equipe de projetos da IKEA na PTC, incentivando toda a equipe de desenvolvimento a colaborar com muito mais rapidez e facilidade do que antes, enquanto fornece a cada colaborador a visibilidade às informações importantes que ajudam a equipe a evitar incidentes repetidos, tomar decisões mais inteligentes e compartilhar conhecimento.

Um jeito novo de ajudar equipes no mundo todo a trabalharem melhor juntas

À medida que o projeto do IKEA Place trouxe novos parceiros e se tornou mais distribuído durante o desenvolvimento da V2, um novo desafio surgiu: a colaboração remota. Entre as diferenças de horário, idioma e cultura, Jefferson e Andy tiveram dificuldade de manter o alinhamento e resultados de qualidade.

Desde o seu lançamento inicial, o IKEA Place foi baixado mais de quatro milhões de vezes e recebeu mais de 100.000 resenhas, com uma nota média de quase cinco estrelas na App Store. O aplicativo também ganhou 18 prêmios até o momento, incluindo o Prêmio Auggie 2018 (Exposição mundial de realidade aumentada) de Melhor aplicativo do cliente, o Prêmio Creative Circle para Melhor uso de tecnologia e o primeiro lugar em Aplicativo de realidade aumentada sem ser game do mundo no iOS (uma conquista que ainda é dele).

Tendo o Trello como parte principal do seu ecossistema da Atlassian, não há dúvida que a equipe de projetos da IKEA na PTC transformou a forma como a equipe e os líderes trabalham hoje, enquanto apresentava aos clientes e colegas varejistas da IKEA a experiência de compra do futuro.