Rollen und Zuständigkeiten in Aktion
In dieser Sitzung zu Rollen und Zuständigkeiten über Zoom werden die besprochenen Punkte in einem Google Doc festgehalten.
Das Whiteboard eines Teams nach Abschluss von Schritt 4 einer Sitzung mit persönlicher Anwesenheit zu Rollen und Zuständigkeiten
Dieses Team hält seine Meetings über Zoom ab und nutzt Confluence zur Dokumentation und Zusammenfassung der Unterhaltungen.
Was du brauchst
Remote
Videokonferenztool mit Bildschirmfreigabe
Tool für die digitale Zusammenarbeit
Persönlich
Whiteboard
Filzstifte
Haftnotizzettel
Stoppuhr oder anderer Zeitmesser
Optionale Vorlagen
Atlassian-Vorlagen
Anleitung zur Durchführung dieses Spiels
1. Vorbereitung 15 Minuten
Erstelle einen gemeinsamen Bereich, egal ob online oder in einem physischen Bereich.
Wenn du das Spiel per Videokonferenz durchführst, kannst du die Tabelle auf einer Confluence-Seite oder in einem Google Doc erstellen.
Erstelle die folgenden Spalten:
- Rolle
- Zuständigkeiten (Meinung der anderen)
- Zuständigkeiten (meine Meinung)
- Nicht zugewiesen
Unabhängig davon, ob ihr euch persönlich oder remote trefft, solltest du deinem Team eine Nachricht mit einer Erklärung des Spiels senden, um sicherzustellen, dass jeder versteht, welche Arbeit diskutiert werden soll.
TIPP: GROSSE GRUPPEN
Nehmen mehr als 4 Personen teil? Plane für Gruppen von 6-8 Personen 90 Minuten ein.
Bei Gruppen von 9 oder mehr Personen kannst du das Spiel in kleinere einstündige Sitzungen aufteilen.
TIPP: TEAMMISSION
Gehe zu Beginn des Spiels die Mission des Teams durch, um den Verantwortungsbereich des gesamten Teams in Erinnerung zu rufen.
2. Identifizieren der Rollen 5 Minuten
Definiere die im Team vorhandenen Rollen (z. B. Teamleiter, Entwickler, Designer, Buchhalter) und bitte alle Teilnehmer, ihre Rolle in der vorbereiteten Tabelle im Abschnitt "Rollen" zu notieren.
Rollen, die von mehreren Teammitgliedern eingenommen werden, werden nur einmal notiert. Manche Teammitglieder füllen mehr als eine Rolle aus, d. h. ein Softwareentwickler kann gleichzeitig auch Projektmanager sein. In diesem Fall werden beide Rollen zur Tabelle hinzugefügt.
3. Identifizieren der Zuständigkeiten deiner Teammitglieder 15 Minuten
Notiert zu jeder anderen identifizierten Rolle im gemeinsamen digitalen Dokument oder auf Haftnotizzettel, was eurer Meinung nach zu den wichtigsten Zuständigkeiten der Rolle gehört.
Wenn euch Zuständigkeiten einfallen, die nicht klar einer Rolle zugeordnet werden können, fügt ihr diese dem Abschnitt für nicht zugewiesene Zuständigkeiten hinzu.
TIPP: FOKUS
Konzentriert euch in der Sitzung auf Rollen, nicht auf Personen.
Durch die Fokussierung auf die Rolle kann das Team losgelöst von den Personen im Team Lücken in den Fähigkeiten identifizieren, die für eine erfolgreiche Ausführung dieser Rolle erforderlich sind.
4. Identifizieren deiner Zuständigkeiten 5 Minuten
Bitte nun jede Person, an die wichtigsten (normalerweise 3-5) Dinge zu denken, für die sie in ihrer Rolle verantwortlich ist.
Schreibt jede dieser Zuständigkeiten auf einen Haftnotizzettel oder einen digitalen Notizzettel und sortiert sie dann nach Priorität.
5. Besprechen der Rollenzuständigkeiten 15 Minuten
Der Rolleninhaber stellt den anderen vor, wie er auf einem Notizzettel unter "Meine Meinung" seine Rolle beschrieben hat. Dazu kann beispielsweise die Beschreibung gehören, wie die Aufgaben in seiner Rolle priorisiert werden. Jede Person im Raum stellt dann ihre Ideen aus der Spalte "Meinung der anderen" vor. Die Gruppe kann nun die unterschiedlichen Vorstellungen und Priorisierungen diskutieren.
Der Rolleninhaber schaut sich dann die Unterschiede an und akzeptiert oder lehnt zusätzliche Zuständigkeiten ab. Wenn sich Zuständigkeiten überschneiden, lege einen Hauptinhaber der Rolle sowie Mitwirkende oder Backup-Rolleninhaber fest.
Verschiebe Zuständigkeiten, die nicht akzeptiert werden oder keiner Rolle zugeordnet sind, in den Abschnitt "Nicht zugewiesen" am unteren Ende der Tabelle.
TIPP: GENEHMIGUNG
Je nach Unternehmen benötigt der Rolleninhaber möglicherweise die Genehmigung seiner Vorgesetzten für die endgültige Festlegung der in diesem Spiel beschriebenen Rolle.
Beispiel: Nicht zugewiesene Zuständigkeiten
Dieses Team ermittelt und diskutiert nicht zugewiesene Zuständigkeiten und dokumentiert die Diskussion in einem Google Doc.
6. Überprüfen der nicht zugewiesenen Zuständigkeiten 15 Minuten
Geht die nicht zugewiesenen Zuständigkeiten in der Gruppe durch. Überprüft, ob es sich dabei um Zuständigkeiten handelt, die zu einer der vorhandenen Rollen gehören. Besprecht in der Gruppe, warum sie in bestimmte Rollen passen oder nicht.
Wenn sie nicht Teil einer Rolle sind, kann dies bedeuten, dass eine neue Rolle erforderlich ist oder dass eine Rolle neu definiert werden muss. Bestimmt eine Person, die dafür zuständig ist, Verantwortliche für diese Aufgaben zu finden, und legt ein Datum für eine Nachbesprechung fest.
TIPP: HEISSES EISEN
Gibt es eine Zuständigkeit, die keine Rolle übernehmen möchte? Wenn du einen solchen Fall bemerkst, mache darauf aufmerksam, damit die Gruppe darüber diskutieren kann.
7. Zusammenfassung und nächste Schritte 5 Minuten
Fasse zum Abschluss die Rollen und Zuständigkeiten zusammen, um zu bestätigen, dass das Team damit einverstanden ist.
Bestimme einzelne Personen, die diese übernehmen, und dokumentiere die jeweiligen Rollen, Zuständigkeiten und Fristen, auf die sich das gesamte Team geeinigt hat.
TIPP: ERKENNE VERSCHIEDENE MEINUNGEN AN
Wenn das Team bestimmten Rollen oder Zuständigkeiten nicht zustimmen kann, notiere diese für die Nachbesprechung, damit ihr euch später in kleineren Meetings mit ihnen befasst.
Nachbereitung
Teilen
Teile das endgültige Dokument, in dem du das Ergebnis der Übung festgehalten hast, mit dem Team, sodass eventuelle Lücken oder Chancen aufgedeckt werden können.
Leite das Dokument zu den Rollen und Zuständigkeiten an wichtige Stakeholder und Führungskräfte weiter und informiere das Team vorab darüber.
TIPP: WIEDERHOLUNG
Es ist empfehlenswert, dieses Spiel im Team alle drei bis sechs Monate zu wiederholen, wenn im Team Veränderungen stattgefunden haben. Mit etwas Übung wird es auch leichter.
Abwandlungen
FUNKTIONSÜBERGREIFENDE TEAMS
Wenn du in einem funktionsübergreifenden Team arbeitest, fordere jede Rolle auf, noch vor dem Meeting einige ihrer Zuständigkeiten hinzuzufügen, um eine Grundlage für die Arten von Zuständigkeiten zu schaffen, die sie übernehmen. In funktionsübergreifenden Teams gibt es möglicherweise mehr nicht zugewiesene Zuständigkeiten. Deshalb solltest du zusätzliche Zeit für die Zuweisung von Rolleninhabern einplanen.
Mehrere Personen mit derselben Rolle
Wenn sich mehrere Personen die gleiche Rolle teilen, kannst du sie bitten, vor der Sitzung über ihre Aufgaben zu sprechen. Sie können dann während der Sitzung ihre gemeinsame Rollendefinition und ihre Vorstellungen einbringen und von den Teammitgliedern bestätigen lassen.
Backups
Manche Rollen verfügen über Backups. Wenn beispielsweise der Projektmanager nicht anwesend ist, führt der Teamleiter die wöchentlichen Meetings durch. Dies kann eine zusätzliche Zuständigkeit der Backup-Rolle sein.
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