Роли и обязанности на практике
Семинар сценария «Роли и обязанности» в Zoom. Вся информация фиксируется в Google Документах.
Доска команды после завершения четвертого этапа очного сценария «Роли и обязанности».
Эта команда провела собрание с помощью Zoom. Протокол и итоги беседы были добавлены в Confluence.
Что вам понадобится
Удаленно
Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран
Цифровой инструмент для совместной работы
Очно
Магнитно-маркерная доска
Маркеры
Стикеры
Таймер
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Инструкции по проведению этого сценария
1. Подготовьтесь 15 минут
Выделите общее пространство в сети или офисе.
Если вы проводите сценарий по видеоконференции, можно создать таблицу на странице Confluence или в Google Документах.
Обозначьте следующие столбцы.
- Позиция
- Обязанности (по мнению других)
- Обязанности (по моему мнению)
- Не назначено
Независимо от того, проводите вы сценарий в очном порядке или удаленно, отправьте сообщение команде с объяснением сути мероприятия, чтобы все понимали, какую работу предстоит обсудить.
СОВЕТ. БОЛЬШИЕ ГРУППЫ
В команде больше 4 человек? Если в команде 6–8 участников, отведите на сценарий 90 минут.
Если в команде 9 человек или больше, разделите сценарий на несколько семинаров длительностью 1 час.
СОВЕТ. МИССИЯ КОМАНДЫ
В начале сценария вспомните миссию команды, чтобы обрисовать зону ответственности всей команды.
2. Определите роли 5 мин
Определите роли в команде (например, руководитель команды, разработчик, дизайнер, бухгалтер) и запишите их в разделе «Роли» подготовленной вами таблицы.
Если роль исполняет сразу несколько участников команды, запишите ее только один раз. Некоторые участники команды могут исполнять несколько ролей. Например, разработчик может также быть менеджером по проекту. В таком случае добавьте в таблицу каждую роль.
3. Определите обязанности коллег 15 минут
Определите, какие главные обязанности, по вашему мнению, присущи ролям других участников. Запишите их в общий цифровой документ или на стикерах.
Если вам кажется, что обязанность нельзя однозначно отнести к одной из ролей, внесите ее в раздел для неназначенных обязанностей.
СОВЕТ. КОНЦЕНТРАЦИЯ
Семинар должен быть посвящен ролям, а не людям.
Сконцентрировавшись на роли, команда сможет определить недостающие навыки независимо от состава участников.
4. Определите свои обязанности 5 мин
Теперь попросите каждого подумать о своих главных (обычно от 3 до 5) обязанностях, связанных с его ролью.
Запишите каждую обязанность на стикере или в цифровой заметке, после чего расположите их в порядке важности.
5. Обсудите обязанности ролей 15 минут
Исполнителю каждой роли нужно озвучить свои записи из категории «По моему мнению». При этом можно объяснить, почему одни задачи в роли важнее других. Затем каждый участник собрания делится своими идеями из столбца «По мнению других». Группой можно обсудить расхождения в идеях и расстановке приоритетов.
Исполнитель роли изучает эти расхождения и затем принимает или отклоняет дополнительные обязанности. Если обязанности пересекаются, определите для них основного исполнителя, а также помощников или заместителей.
Перенесите обязанности, которые не были приняты или у которых нет исполнителя, в раздел «Не назначено» внизу таблицы.
СОВЕТ. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
В некоторых организациях исполнителю роли может потребоваться подтверждение руководства, чтобы реализовать выводы из сценария и привести свою роль к окончательному виду.
ПРИМЕР. ОБЯЗАННОСТИ БЕЗ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
Эта команда выявляет и обсуждает обязанности, которые никто не берет на себя, и фиксирует мнения участников в Google Документах.
6. Рассмотрите обязанности, у которых нет исполнителей 15 минут
Просмотрите вместе с группой обязанности, для которых не назначены ответственные лица. Эти обязанности могут относиться к одной из существующих ролей. Обсудите в группе, почему эти обязанности можно или нельзя включить в ту или иную роль.
Если они не подходят ни к одной роли, возможно, вам потребуется создать новую роль или пересмотреть старую. Обязательно выберите человека, который будет отвечать за поиск исполнителя этих задач, и дату, в которую вы вернетесь к этому вопросу.
СОВЕТ. СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ
Обращайте внимание на обязанности, которые ни одна роль не хочет принимать на себя. Обнаружив такую обязанность, вынесите ее на групповое обсуждение.
7. Подведите итоги и определите следующие действия 5 мин
В конце сценария резюмируйте роли и обязанности, чтобы убедиться, что все в команде с ними согласны.
Обозначьте ответственных за роли, после чего задокументируйте отдельные роли, обязанности и сроки, определенные единогласно.
СОВЕТ. ОСТАНЬТЕСЬ ПРИ СВОИХ МНЕНИЯХ
Если команда не может прийти к единому мнению о некоторых ролях и обязанностях, пометьте их как вопросы, к которым вы вернетесь позже на собраниях меньшего масштаба.
Последующие действия
Поделитесь результатами
Поделитесь итоговым документом, в котором зафиксирован результат упражнения, с командой, чтобы выявить пробелы или возможности.
Передайте документ с ролями и обязанностями ключевым заинтересованным сторонам и руководителям. Обязательно предупредите об этом команду.
СОВЕТ. ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ
Предложите команде подвести итоги сценария через три или шесть месяцев либо когда у команды изменятся впечатления. Играть становится проще, когда набиваешь руку.
Варианты
Многофункциональные команды
Если вы работаете в составе многофункциональной команды, попросите исполнителя каждой роли внести несколько обязанностей перед собранием. Так у вас будет отправная точка, дающая представление о том, какого рода обязанности возложены на разные роли. Во многофункциональных командах может быть больше обязанностей без исполнителя, поэтому выделите больше времени на назначение ответственных лиц.
Несколько сотрудников с одной ролью
Если одну и ту же роль исполняют несколько сотрудников, можете предложить им обсудить свои обязанности перед семинаром сценария. Затем они смогут поделиться общей точкой зрения и обосновать свои идеи во время семинара.
Резервное копирование
У некоторых ролей возможны заместители. Например, в отсутствие менеджера по проекту ежедневные собрания проводит руководитель команды. Эту обязанность можно отнести к роли заместителя.
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу ежемесячную информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
