Come lo Stato dello Utah è uscito da tutti gli Atlassian Data Center con anni di anticipo rispetto al previsto ed è migrato verso il cloud

Una visione per il futuro

Quando l'Ufficio del Governatore dello Utah ha lanciato un progetto strategico per scoprire i principali punti deboli di varie agenzie statali, ha individuato diverse sfide chiave legate alla trasformazione digitale: l'incapacità di accedere in modo sicuro ai file quando si lavora in remoto; ritardi di sviluppo dovuti a team e infrastrutture isolati; e le significative risorse necessarie per mantenere e aggiornare i sistemi basati su server. La migrazione al cloud ha offerto l'opportunità di risolvere queste sfide e aiutare i team di tutto lo stato a ottimizzare le proprie operazioni. "Come i lavoratori essenziali, lo Stato dello Utah ha abbracciato subito il cambiamento", afferma Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate. "Non si sono tirati indietro e hanno vissuto la situazione come un'opportunità per rappresentare davvero il cambiamento che cercavano e guidare le loro pratiche di modernizzazione verso una nuova era. Ciò ha consentito ai loro team di essere efficienti a un ritmo accelerato."

Corona Ngatuvai, ex Chief Technical Architect della Division of Technology Services (DTS) del Department of Government Operations dello Utah, ricorda che l'esplorazione di una migrazione al cloud ha anche aperto le porte alla modernizzazione dei processi e degli strumenti per raggiungere risultati più velocemente, ottimizzare i budget e sfruttare i vantaggi del cloud. Dice: "Nello Stato dello Utah, stiamo cambiando la nostra struttura e gli strumenti che utilizziamo per facilitare la nostra visione: diventare un'organizzazione più agile e offrire il massimo risultato ai nostri cittadini con meno risorse".

Diversi team del governo dello Stato utilizzavano già gli strumenti Atlassian, tra cui Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence e Atlassian Access. Trello era diventato particolarmente popolare come strumento intuitivo di gestione dei progetti che chiunque poteva imparare velocemente. Poiché si diffondeva rapidamente e in modo organico, molti dipendenti avevano creato le proprie istanze, creando così inconsapevolmente rischi per la sicurezza. Fortunatamente, l'IT ha risolto questi problemi con l'aiuto di Atlassian Access e ha rafforzato la leadership della necessità di un ecosistema più centralizzato, sicuro e basato sul cloud. "Abbiamo passato del tempo a parlare dei punti deboli e di come risolverli", afferma Corona. "A quel punto, è stato più facile avere una discussione incentrata sulla strategie, anziché pensare solamente ai costi." strategica piuttosto che affrontare solo i costi".

Mentre Corona e il team DTS sviluppavano congiuntamente un piano di migrazione al cloud da presentare alla leadership, hanno collaborato con Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate, per definire una strategia di migrazione graduale basata sulla preparazione, sul budget e sulla tempistica di rinnovo della licenza di ogni agenzia. Questo approccio graduale ha contribuito anche a favorire il consenso degli utenti e delle parti interessate. "Abbiamo scoperto che, implementando le modifiche con incrementi minori, era più facile per le persone accettare tali cambiamenti e abbracciare l'adozione a lungo termine", afferma Corona. "Uno dei nostri obiettivi di governo è essere il più trasparenti possibile. Consentire alle persone di vedere cosa stavamo facendo e come stavamo procedendo ha contribuito a sviluppare un nuovo livello di fiducia tra i nostri elettori e i nostri partner".

Dopo varie conversazioni con le principali parti interessate nello Stato dello Utah, il team DTS ha ottenuto l'approvazione per la migrazione ad Atlassian Cloud Enterprise e si è concentrato nuovamente sullo sviluppo di un piano per trasformare la visione dello Stato in realtà.

Più data center, 1 migrazione iterativa, 2,5 anni prima del previsto

Mentre DTS pianificava la migrazione dello Stato, ha deciso di adottare l'infrastruttura cloud in un modello ibrido migrando il software Atlassian dello stato dai data center a una rete multi-cloud con supporto per dominio singolo, mantenendo alcune eccezioni speciali sui server di un data center più piccolo gestito dallo stato stesso.

Il Department of Human Services è stato il primo a iniziare a migrare i propri strumenti Atlassian sul cloud, seguito da altre agenzie. DTS ha utilizzato Jira Software Migration Assistant, Confluence Migration Assistant, Cloud Migration Manager e un Atlassian Cloud Migration Support Engineer per il supporto del processo. Dopo le revisioni legali e di sicurezza, il team ha esaminato le app Atlassian Marketplace di ciascuna agenzia statale per determinare quali dovessero essere spostate sul cloud in base all'utilizzo, ai requisiti e alla compatibilità, nonché quali avrebbero dovuto essere modificate o riprogettate.

Dopo che tutte le revisioni, gli audit e la mappatura erano stati completati, una batch alla volta, lo Stato ha eseguito la migrazione dei suoi vari enti ad Atlassian Cloud Enterprise.Il ruolo di Corona come referente chiave è stato fondamentale in questo processo graduale. Grazie alla sua leadership e alla collaborazione di centinaia di colleghi in tutto lo Stato, lo Utah ha completato con successo l'implementazione del cloud nel giugno 2022.

Corona ha continuato a incontrare una volta al mese Nicole Enriquez, Customer Success Manager di Atlassian, per esaminare le metriche di utilizzo da parte dello Stato dei principali prodotti Atlassian e identificare le funzionalità chiave che erano sottoutilizzate. Sfruttando questi dati, Nicole e i suoi colleghi di Atlassian hanno sviluppato un piano strategico vincente per aiutare lo Stato a trarre il massimo dalla piattaforma e a far sì che tutte le parti mantenessero la loro responsabilità per il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.

Ottimizzare l'efficienza e l'efficacia nel cloud

Oggi, lo Stato dello Utah si affida a un ecosistema integrato di strumenti Atlassian Cloud Enterprise per supportare i propri componenti: Jira Software per la continuous integration e la continuous delivery (CI/CD), Bitbucket per l'archiviazione sicura del codice, Trello per la gestione dei progetti non tecnici, Confluence per l'amministrazione delle competenze acquisite e Atlassian Access per il Single Sign-On e la gestione delle identità di livello aziendale.

Insieme, questi strumenti hanno aiutato i team di tutto lo Stato a trasformare il modo in cui lavorano. Il CTO Dave Fletcher ha dichiarato: "La cosa più entusiasmante per me come CTO è vedere che DTS ha conseguito una maggiore coerenza nella gestione dei progetti. Ciò è perfettamente in linea con l'obiettivo del nostro CIO di implementare pratiche di sviluppo agili SAFe nell'intera organizzazione. Prima di Jira, utilizzavamo almeno 14 diversi sistemi di gestione dei progetti. Il passaggio a Jira Cloud offre a DTS capacità di provisioning migliori, che prevediamo offriranno vantaggi ancora maggiori in futuro".

Forse è proprio nello sviluppo del software che questi miglioramenti sono stati così evidenti. Ad esempio, i team IT degli enti dello Utah ora possono adottare l'approccio DevSecOps integrando la sicurezza già nelle prime fasi e di frequente questo avviene utilizzando gli strumenti di collaborazione e sviluppo di Atlassian. Sebbene spesso si abbia la percezione che il crescente coinvolgimento della sicurezza allunghi le tempistiche, lo Stato dello Utah ha capito che è l'esatto contrario.

"La sicurezza è sempre stata qualcosa di cui ci siamo occupati dopo che i nostri team di sviluppo erano pronti all'implementazione. Però, in caso di problemi, ci sarebbero stati dei ritardi nell'implementazione. Abbiamo cambiato il nostro punto di vista sulla sicurezza. Invece di lasciarla da parte come qualcosa che impedisce il nostro progresso verso l'adozione, abbiamo invitato i team addetti alla sicurezza a dare il loro contributo già nelle fasi iniziali. Spesso questo ci ha permesso di superare gli ostacoli con largo anticipo rispetto all'implementazione", ha spiegato Corona. "In passato i team IT e di sicurezza operavano come due reparti separati. La migrazione al cloud ha permesso al team addetto alla sicurezza di far parte di quello di sviluppo e di dare il proprio contributo dalla realizzazione al test fino all'implementazione".

Inoltre, la migrazione dello Stato verso Atlassian Cloud Enterprise ha aumentato rapidamente la velocità con cui l'IT può implementare le modifiche in modo sicuro. "Il nostro processo di controllo delle modifiche richiedeva circa due settimane perché volevamo capire la natura delle modifiche e quale fosse il loro impatto. Era molto frustrante per i nostri sviluppatori", ha affermato Corona. "Con i nuovi strumenti di sviluppo software Atlassian, siamo passati da implementazioni che richiedevano settimane a meno di 24 ore e, in alcuni casi, persino minuti".

Inoltre, l'accesso al cloud ha consentito a più persone di partecipare al processo di gestione delle modifiche. "Avevamo già una riunione telefonica a settimana sulla gestione delle modifiche. Quindi abbiamo pensato di fare una videochiamata per vedere la presentazione di qualcuno e quindi condividere una registrazione in caso di assenze." ha continuato Corona. Hanno applicato lo stesso approccio ai processi e alle riunioni in tutto lo Stato, facilitando il lavoro e la collaborazione a distanza a tutti i livelli, apportando un miglioramento netto per gli attuali membri del team e fornendo interessanti vantaggi per i nuovi dipendenti.

Si tratta di un traguardo pazzesco per un unico mandato.

In un'era contraddistinta da una trasformazione degli enti pubblici senza precedenti, l'implementazione degli strumenti Atlassian Cloud Enterprise ha aiutato lo Stato dello Utah a passare da tecnologie e processi legacy a funzionalità moderne in meno di tre anni. I team si affidano a questi strumenti agili e collaborativi per creare, testare, rilasciare e fornire supporto in modo più rapido e semplice che mai. Questo consente inoltre lo sviluppo e l'implementazione continui di nuove applicazioni e servizi.

"Abbiamo completato una migrazione dei dati al 100% verso il cloud. Per gli addetti all'IT, succede una volta ogni mandato", ha affermato Corona. "La migrazione al cloud ha aperto le porte alla modernizzazione del nostro ambiente di sviluppo. Abbiamo effettuato l'aggiornamento a Jira Software e Confluence Cloud. Così i nostri sviluppatori ora possono passare dai silos a una cultura collaborativa, ottenendo un team complessivamente più veloce, snello e performante."

Il CTO Dave Fletcher ha aggiunto, "Siamo molto soddisfatti del risultato dello spostamento degli account Atlassian individuali, locali e cloud su un servizio cloud aziendale gestito. Questo ci permette di velocizzare il provisioning, migliorare la collaborazione e, in ultima analisi, favorire il nostro passaggio all'agilità aziendale. Il risultato è una gestione più efficace dei progetti, una migliore collaborazione e una maggiore visibilità sulle iniziative nell'intero Stato dello Utah".

Lo Utah potrebbe essere uno dei primi governi statali a migrare completamente verso Atlassian Cloud, ma sicuramente non sarà l'ultimo. Sebbene le migrazioni rappresentino uno sforzo notevole, lo Utah ha dimostrato che i risultati raggiunti compensano le energie necessarie. Ovviamente servono un approccio iterativo e strategico, referenti appassionati, un team dedicato e un supporto collaborativo. "Il cambiamento sembra sempre più spaventoso prima di iniziare", afferma Diana Castiblanco, Enterprise Advocate di Trello. "Fai un passo alla volta con la certezza che Atlassian è qui per aiutarti". Questi consigli e linee guida sono stati utili allo Stato dello Utah e ci auguriamo che siano di esempio per altri stati che vogliono modernizzarsi a beneficio sia dei loro dipendenti ed elettori sia delle comunità che rappresentano.