Hoe ThoughtWorks samenwerking en communicatie op afstand heeft geschaald met Trello

Een wereldwijd bedrijf versnelt de samenwerking en communicatie op afstand

ThoughtWorks is een grote Trello Enterprise-klant en de tool stelde hen in staat om te schalen en hun workflows uit te breiden op basis van de toenemende behoeften van hun teams, organisaties en invloeden van buiten die de manier waarop ze met elkaar en met klanten werkten heeft veranderd.

“Het Global Leadership Team zette een speciale projectgroep op om de reactie van het bedrijf op COVID-19 te coördineren, met leden uit verschillende afdelingen en regio's. Die groep gebruikte eigenlijk vanzelf Trello om hun activiteiten te coördineren”, zegt Andy Yates, Head of Strategy, TechOps bij ThoughtWorks.

Op 21 januari vormde ThoughtWorks Wuhan een noodteam dat een plan moest opstellen om ThoughtWorkers en klanten te beschermen. De volgende dag besloten de leidinggevenden van ThoughtWorks China om het kantoor in Wuhan te sluiten en de dag erna kondigde de overheid de lockdown van de hele stad Wuhan aan.

Hun leiderschaps- en noodteams rekenden op hun gedistribueerde agile leveringservaring om over te stappen op thuiswerken en slimme beslissingen te nemen tijdens een periode van constante verandering. Trello werd gebruikt om de vele beweegbare onderdelen rondom de COVID-19-respons van het bedrijf te coördineren. Nu gebruikt de organisatie de digitale samenwerkingstool om hun plannen voor het veilig heropenen van hun kantoren wereldwijd voor te bereiden en te coördineren.

Omdat de hele organisatie in zeer korte tijd overschakelde naar 100% werken op afstand, nam het gebruik van Trello nieuwe vormen aan. Historisch gezien gebruikten ThoughtWorkers Trello voornamelijk voor hun eigen taakbeheer en projectmanagement bij interne projecten en met klanten.

"Vroeger hadden we onze eigen tool voor projectbeheer”, legt Andy Yates uit. "We besloten om de interne ontwikkeling ervan te ondervangen en toen we op zoek gingen naar een vervangende oplossing, realiseerden we ons dat een meerderheid van de teams Trello voor andere projecten gebruikte. Veel gebruikers waren van mening dat Trello de juiste keuze was, dus dat was voor ons het signaal om het gebruik van de tool bij ThoughtWorks te formaliseren.

Het verhaal achter de vanzelfsprekende invoer van communicatie- en samenwerkingstools

Als Head of Strategy binnen TechOps is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van Andy om het gebruik van tools en technologie in de hele organisatie te beoordelen, samen met teamleden zoals Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner bij ThoughtWorks en andere stakeholders zoals Sumeet Moghe.

"We hebben een verkennende cultuur, dus mensen zijn altijd op zoek naar de beste tools en manieren om samen te werken”, zegt Andy.

Wat betekent dat in de dagelijkse praktijk? Andy en zijn team krijgen minstens vijf verzoeken per dag om het gebruik van tools en opties van duizenden medewerkers en honderden klanten te beoordelen. Dit tool- en leverancierbeoordelingsproces wordt helemaal beheerd in Trello en stelt Andy en zijn team in staat om te coördineren en te communiceren met de andere afdelingen in het bedrijf die deel uitmaken van het proces, zoals de juridische en financiële afdelingen.

Over het algemeen gebruikt ThoughtWorks een standaard set tools, zoals Trello, Zoom, Mural en Google Workspace, zodat iedereen een gemeenschappelijk uitgangspunt heeft voor samenwerking en communicatie. Met Trello als kernonderdeel van die technische stack, hebben ThoughtWorkers het gebruik ervan op verschillende manieren vanzelf overgenomen.

Met een Enterprise-abonnement hebben ze toegang tot onbeperkte teams, borden, Power-Ups en automation van native taken via Butler. Deze robuuste functies maken het voor iedereen gemakkelijk om projecten te starten en samen te werken in Trello. Trello-borden zijn binnen enkele seconden aangemaakt, zodat gebruikers meteen kunnen plannen en altijd voldoende structuur hebben om hun project te organiseren, prioriteiten te stellen en actie te ondernemen. Het gemak en de flexibiliteit van de tool maakt het voor ThoughtWorkers nog makkelijker om hun eigen planning en beheer te regelen. Daarnaast biedt Trello Enterprise een gecentraliseerde dashboardervaring waarmee beheerders eenvoudig rechten en gebruikers in real time kunnen beheren.

"Voorheen gebruikten we Trello op een hele beperkte manier; dezelfde manier waarop je kaarten of post-its op een muur zou plakken. Nu profiteren we van de vele functies en creëren we een rijkere gebruikerservaring voor de tool", legt Andy uit.

Een van de meest voorkomende manieren waarop ThoughtWorkers Trello gebruiken, is voor projectmanagement van interne projecten en die van klanten.

In een fysieke vergadering voor projectplanning, of dat nu in een ThoughtWorks-kantoor was of op locatie bij een klant, zou het eindresultaat een heleboel fysieke kaarten aan een muur zijn of verschillende ideeën op een whiteboard gekrabbeld. Omdat hun team de voorkeur geeft aan deze manier van brainstormen en samenwerken, hadden ze een digitale oplossing nodig toen ze allemaal op afstand begonnen te werken.

Trello is toen ingevoerd als digitale whiteboard en de werkruimte waar hun teams projectplannen, taken en tijdlijnen in kaart brengen en vervolgens eenvoudig eigenaars toewijzen en extra context kunnen toevoegen die nodig is om het werk gedaan te krijgen.

"Zelfs als we teruggaan naar een fysiek kantoor, is het onwaarschijnlijk dat we de fysieke borden weer gaan gebruiken. Veel mensen in het bedrijf begrijpen nu de waarde van digitaal samenwerken en hoe het een inclusieve ervaring creëert. Of iemand nu op kantoor is, thuis werkt of op locatie zit met een klant, iedereen kan context en informatie delen via Trello", legt Sumeet Moghe uit.

Sumeet leidde bijvoorbeeld de planning van een van de evenementen van ThoughtWorks, Converge. Natuurlijk moesten ze met COVID-19 hun plannen aanpassen en het evenement online organiseren. Voor het hosten van het online evenement kozen ze voor Zoom en voor de planning kozen ze voor Trello. Hun evenementenbord werd in kanban-stijl opgezet met lijsten om de voortgang en voltooiing van taken bij te houden. Kanban is een methode om werk te visualiseren, het werk in uitvoering te beperken en de efficiëntie te maximaliseren. Het is een proces voor constante verbetering van de flow en kwaliteit van het werk. Kanban is een framework dat uitgebreid maatwerk mogelijk maakt en de interface en functies van Trello stelt teams in staat om deze flexibiliteit te visualiseren en zich gemakkelijk aan te passen aan veranderingen.

Samenzijn bevorderen met Trello

Omdat alle kantoren van ThoughtWorks werden gesloten, vonden teams in alle regio's snel uit hoe ze verbonden konden blijven en de kantoorervaring online konden simuleren. Ze zijn altijd al een gedistribueerd bedrijf geweest, maar hoe introduceer je in een virtuele wereld nieuwe teamleden of breng je mensen samen voor koffie of een verjaardagstaart?

ThoughtWorkers organiseerden zelf een oplossing. En wederom vonden ze hun antwoorden in Trello.

“Trello werd een plek voor sociale connecties. Het team in Brazilië gebruikt bijvoorbeeld een Trello-bord om verjaardagen bij te houden, zodat ze het samenzijn kunnen vieren en creëren wanneer ze fysiek niet samen kunnen zijn”, legt Marina Rodrigues Moschetta uit, Product Owner bij ThoughtWorks.

Naast verjaardagen en speciale gelegenheden gebruikt ThoughtWorks Trello ook om informatie te delen over wat er in de organisaties in verschillende regio's gebeurt. Iedereen heeft toegang tot de borden, wat de transparantie en inclusiviteit voor alle medewerkers heeft verbeterd.

Het HR- en wervingsteam heeft hun processen ook succesvol overgezet naar een digitale workflow binnen Trello. Zelfs toen de organisatie begin 2020 de overstap maakte naar 100% werken op afstand, namen ze nog steeds nieuwe medewerkers aan en beheerden ze het proces in Trello. In plaats van de aanvangsdatums te verzetten, werd het onboardingproces in Trello opgezet.

Het inwerkbord, de First Year Experience (FYE) genoemd, wordt gebruikt om een nieuwe medewerker te verwelkomen en informatie en context te geven over hoe het is om bij ThoughtWorks te werken, wie er deel uitmaken van het team, en de projecten waaraan ze zullen werken. Het bord heeft een verscheidenheid aan lijsten die informatief en bruikbaar zijn. In de lijst 'Bordenoverzicht' staat informatie over het gebruik van het bord, de verwachtingen in de eerste jaren van de nieuwe medewerker en links naar bronnen. De volgende lijst is de 'Week 1 Checklist', die wordt gebruikt om de nieuwe medewerker aan te melden en taken toe te wijzen om aan de slag te gaan bij ThoughtWorks. Elke kaart op de lijst is een takenlijst en er worden geavanceerde checklists gebruikt om zo nodig gedetailleerde informatie te geven voor elke taak. Er zijn ook lijsten voor 'Lopende activiteiten' en 'Doelen'. Deze lijsten worden regelmatig gebruikt en bijgewerkt gedurende het eerste jaar van de nieuwe medewerker en kaarten worden verplaatst naar de lijst 'Gereed' wanneer ze zijn voltooid.

De toekomst van samenwerking binnen bedrijven

Zelfs als ze met een hybride werkmodel blijven werken terwijl kantoren weer veilig worden geopend, verwacht het ThoughtWorks-team dat medewerkers nog steeds voornamelijk met digitale tools zullen samenwerken, innoveren en communiceren.

Wanneer teams de ondersteuning, tools en het vertrouwen hebben om zichzelf te beheren en te organiseren, kunnen ze samen geweldige dingen creëren. Zelfs voor een bedrijf dat al meer dan twee decennia hun processen voor werken op afstand verfijnt, ontdekte ThoughtWorks nieuwe en innovatieve manieren om digitale samenwerkingstools te gebruiken om samen te werken, klanten te bedienen en een gevoel van samenzijn te behouden.

Of hun teams nu naar kantoor terugkeren of thuis blijven, één ding blijft hetzelfde: Trello zal overal fungeren als die digitale werkplek voor alle ThoughtWorkers.