Cómo ThoughtWorks escaló la colaboración y la comunicación remota con Trello

Una empresa distribuida por todo el mundo acelera la colaboración y la comunicación en remoto

ThoughtWorks es uno de los principales clientes de Trello Enterprise. Esta herramienta les permitió escalar y ampliar sus flujos de trabajo para satisfacer las necesidades crecientes de sus equipos, organizaciones y fuerzas externas, lo que cambió la forma de colaborar entre ellos y con los clientes.

Andy Yates, responsable de Estrategia de TechOps en ThoughtWorks, cuenta: "El equipo directivo global creó un grupo para proyectos especiales para que se encargara de coordinar la respuesta de la empresa ante la COVID-19. Dado que los miembros de ese grupo provenían de departamentos y regiones diferentes, acabaron utilizando Trello de forma natural para coordinar sus actividades".

El 21 de enero, la oficina de Wuhan de ThoughtWorks creó un equipo de emergencia para que se dedicara exclusivamente a formalizar un plan que mantuviera a los ThoughtWorkers y los clientes a salvo. Al día siguiente, los directores de ThoughtWorks decidieron cerrar la oficina de Wuhan. Un día después, el Gobierno chino decretó el confinamiento de toda la ciudad de Wuhan.

Los equipos directivos y de emergencia recurrieron a una solución de entrega distribuida basada en la metodología ágil para poder hacer la transición al teletrabajo y tomar decisiones fundamentadas en un contexto de constante cambio. Utilizaron Trello para coordinar las muchísimas piezas que había que mover como parte de la estrategia de respuesta ante la COVID-19. Actualmente, la organización está usando esta herramienta de colaboración digital para preparar y coordinar la reapertura de sus oficinas en todo el mundo de un modo seguro.

Dado que toda la organización tuvo que empezar a trabajar completamente en remoto de la noche a la mañana, le dieron nuevos usos a Trello. Los ThoughtWorkers siempre habían utilizado Trello sobre todo para gestionar sus propias tareas y los proyectos internos y de clientes.

"Antes teníamos nuestra propia herramienta de gestión de proyectos", explica Andy Yates. "Decidimos dejar de desarrollarla en la empresa y cuando empezamos a buscar otras opciones, nos dimos cuenta de que casi todos los equipos usaban Trello para otros proyectos. Recibimos muchas opiniones que nos decían que Trello era la herramienta ideal, así que nos dejamos guiar por ellas y así fue como formalizamos el uso de Trello en ThoughtWorks".

El origen de la adopción orgánica de las herramientas de comunicación y colaboración

Como responsable de Estrategia de TechOps, una de las principales responsabilidades de Andy es evaluar el uso de herramientas y programas en la organización junto a otros miembros de su equipo, como Marina Rodrigues Moschetta, propietaria de producto en ThoughtWorks, y otras partes interesadas, como Sumeet Moghe.

"En la empresa tenemos una cultura exploratoria, por lo que siempre estamos atentos a las próximas herramientas que revolucionarán el mercado y a nuevas formas de trabajar en equipo", explica Andy.

¿Qué implica eso en el día a día? Andy y su equipo pueden llegar a recibir cinco solicitudes al día (¡como mínimo!) de miles de empleados y cientos de clientes para que investiguen el uso y las funciones de determinadas herramientas. Este proceso de investigación de herramientas y proveedores se gestiona desde Trello, lo cual permite a Andy y su equipo coordinarse y comunicarse con el resto de los departamentos de la empresa que también están involucrados en el proceso, como el Jurídico y el de Finanzas.

En general, en ThoughtWorks se utiliza una serie de herramientas estándar, como Trello, Zoom, Mural y Google Workspace. Así, todo el mundo parte del mismo punto para colaborar y comunicarse. Como Trello tenía un papel central entre todas esas herramientas, los ThoughtWorkers se hicieron a él en seguida y le dieron varios usos.

Con un plan Enterprise, pueden crear equipos, tableros, Power-Ups y automatizaciones de tareas nativas de forma ilimitada a través de Butler. Estas potentes funciones permiten que cualquiera pueda iniciar proyectos y que los equipos puedan colaborar en Trello. No se tarda nada en crear un tablero en Trello, y los usuarios pueden empezar a planificar cualquier proyecto con la estructura necesaria para organizar y priorizar tareas, y luego tomar decisiones según corresponda. La sencillez y flexibilidad de esta herramienta permiten que ThoughtWorks pueda organizarse y autogestionarse aún más fácilmente. Además, Trello Enterprise proporciona una experiencia con un panel centralizado para que los administradores puedan gestionar cómodamente los permisos y usuarios en tiempo real.

"Ya habíamos utilizado Trello anteriormente, pero muy por encima, como si fuera una pared para pegar tarjetas o notas adhesivas. Ahora sí que estamos aprovechando al máximo sus múltiples funciones y disfrutando de una experiencia más completa cuando usamos la herramienta", explica Andy.

Uno de los usos más habituales que le dan los ThoughtWorkers a Trello es el de gestionar proyectos internos y de clientes.

Antes, cuando se hacían reuniones presenciales para planificar proyectos (ya fuera en una de las oficinas de ThoughtWorks o en la de un cliente), se acababan pegando muchísimas tarjetas en la pared o las ideas se anotaban en una pizarra blanca. Como los equipos prefieren este método para hacer lluvias de ideas y colaborar, hubo que buscar una solución digital cuando todo el mundo empezó a teletrabajar.

Trello se convirtió en esa pizarra blanca y ese espacio de trabajo. Así, los equipos podían crear planes, tareas y cronogramas de proyectos para luego asignarles propietarios fácilmente e incluir el contexto adicional que hiciera falta para sacar el trabajo adelante.

"Incluso cuando volvamos a trabajar en las oficinas, es poco probable que recuperemos las pizarras físicas. Mucha gente de la empresa se ha dado cuenta de lo importante que es poder colaborar digitalmente y en un entorno inclusivo. Cualquier empleado puede compartir contexto e información a través de Trello, independientemente de si está trabajando desde una oficina, desde casa o con un cliente in situ", explica Sumeet Moghe.

Por ejemplo, Sumeet dirigió la planificación de uno de los eventos de ThoughtWorks, Converge. Naturalmente, debido a la COVID-19, hubo que reajustar la planificación y celebrar el evento online. Zoom fue la plataforma elegida para la celebración del evento, el cual se organizó en Trello. El tablero del evento se configuró siguiendo el estilo kanban. Incluía listas para hacer un seguimiento del progreso y consecución de las distintas tareas. Kanban es un método que sirve para visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia. Se trata un proceso de mejora constante del flujo y de la calidad del trabajo. Kanban es un marco que ofrece una amplia personalización, y la interfaz y las funciones de Trello permiten a los equipos visualizar esa flexibilidad y adaptarse fácilmente a cualquier cambio.

Fomentar un sentimiento de unión con Trello

Como todas las oficinas de ThoughtWorks cerraron, los equipos de cada región tuvieron que inventarse rápidamente nuevas formas de mantener el contacto con los compañeros y simular online esa experiencia presencial en la oficina. Siempre habían trabajado de forma distribuida, pero nunca habían incorporado a nuevos miembros ni habían quedado para tomar café o celebrar un cumpleaños de forma virtual.

Así pues, los ThoughtWorkers se organizaron entre ellos para dar con una solución. Y, una vez más, encontraron sus respuestas en Trello.

"Trello pasó a ser un lugar de socialización. Por ejemplo, el equipo de Brasil utiliza un tablero de Trello para tener controlados los cumpleaños y poder celebrarlos. Así, crean un sentimiento de unión cuando no pueden coincidir presencialmente", explica Marina Rodrigues Moschetta, propietaria de producto en ThoughtWorks.

Aparte de utilizar Trello para celebrar cumpleaños y eventos, ThoughtWorks también lo utiliza para compartir información sobre lo que está ocurriendo en las distintas oficinas de la organización. Cada empleado tiene acceso a los tableros, lo cual ha contribuido a mejorar la transparencia e inclusividad para todos los empleados.

El equipo de contratación y recursos humanos también ha transferido todos sus procesos a un flujo de trabajo virtual en Trello. De hecho, cuando la organización empezó a hacer la transición al modelo de trabajo completamente en remoto a principios del 2020, el equipo de contratación y recursos humanos seguía contratando e incorporando nuevos empleados, y gestionaba todo el proceso en Trello. Así pues, en vez de retrasar las fechas de inicio, se configuró todo el proceso de incorporación en Trello.

El tablero de incorporación, llamado "First Year Experience" o "FYE" (Experiencia del primer año), sirve para dar la bienvenida a las nuevas personas que se incorporan a la empresa y proporcionarles toda la información y el contexto necesarios sobre cómo es trabajar en ThoughtWorks, quién forma parte de su equipo y en qué proyectos trabajarán. El tablero contiene varias listas informativas y prácticas. Por ejemplo, la lista "Board Overview" incluye información sobre cómo utilizar el tablero, cómo es el primer año de un empleado en la empresa y enlaces a recursos. La siguiente lista que hay, llamada "Week 1 Checklist", sirve para incorporar a los nuevos empleados y asignarles tareas para que se pongan manos a la obra. Cada tarjeta de la lista incluye una lista de tareas pendientes. Las checklists avanzadas contienen más detalles sobre cada tarea. También existen las listas "Ongoing Activities" y "Goals", que se suelen utilizar y actualizar periódicamente a lo largo del primer año de un empleado nuevo. Las tarjetas se mueven a "Done" a medida que se van completando.

El futuro de la colaboración en la empresa

ThoughtWorks ha adoptado ahora un modelo de trabajo híbrido, ya que sus oficinas están empezando a abrir con las medidas de seguridad necesarias. Aun así, cree que sus empleados seguirán colaborando, innovando y comunicándose principalmente a través de herramientas digitales.

Cuando los equipos cuentan con el soporte, las herramientas y la confianza necesarios para autogestionarse y organizarse, pueden llegar a crear grandes cosas juntos. Incluso una empresa como ThoughtWorks, que lleva dos décadas perfeccionando sus procesos de trabajo en remoto, ha descubierto formas nuevas e innovadoras de utilizar herramientas de colaboración digital para seguir trabajando en equipo, atendiendo a los clientes y manteniendo el sentimiento de unión.

No importa si sus trabajadores vuelven a las oficinas o se quedan en casa, porque hay algo que no cambiará: Trello seguirá siendo ese espacio de trabajo digital para los ThoughtWorkers de todo el mundo.