Thoughtworks에서 Trello를 통해 원격 협업 및 커뮤니케이션을 확장한 방법

원격 협업과 커뮤니케이션을 강화하는 전 세계에 분산된 기업

ThoughtWorks는 대규모 Trello Enterprise 고객이며, 이 도구를 사용해 팀, 조직 및 외부 조직의 증가하는 요구에 따라 워크플로를 확장 및 확대하여 상호 간 그리고 클라이언트와 협력하는 방식을 바꿀 수 있었습니다.

ThoughtWorks의 TechOps 부문 전략 책임자 Andy Yates는 “글로벌 리더십 팀은 코로나19에 대한 회사의 대응 방식을 조정하기 위해 부서 및 지역 전체에서 구성원을 모아 특별 프로젝트 그룹을 구성했으며, 이 그룹은 활동을 조정하기 위해 자연스럽게 Trello로 전환했습니다.”라고 말합니다.

1월 21일에 ThoughtWorks Wuhan은 ThoughtWorkers와 클라이언트를 안전하게 지키기 위한 계획을 공식화하는 비상 팀을 구성했습니다. 다음날 ThoughtWorks China의 리더들은 우한 사무실 폐쇄를 결정했고, 그 이튿날에는 정부에서 우한 시 전체 봉쇄를 발표했습니다.

리더십과 비상 팀은 원격 업무로 전환하고 지속적인 변화 속에서 현명한 결정을 내리기 위해 분산된 애자일 실행 경험에 의존했습니다. Trello는 회사의 코로나19 대응과 관련된 여러 변동 사항을 조정하는 데 사용되었습니다. 이제 조직은 디지털 협업 도구를 이용하여 전 세계 사무실을 안전하게 다시 열기 위한 계획을 준비하고 조정하고 있습니다.

전체 조직이 아주 단기간에 100% 원격 작업 환경으로 전환되었으므로 Trello 사용은 새로운 형태와 형식을 띠게 되었습니다. 이전에 ThoughtWorkers는 주로 내부 프로젝트 및 클라이언트에 대해 자체적인 작업 관리 및 프로젝트 관리를 위해 Trello를 사용했습니다.

Andy Yates는 “이전에는 자체 프로젝트 관리 도구를 가지고 있었습니다.”라고 설명합니다. “내부 도구 개발을 단계적으로 중단하기로 결정했고 대체할 도구를 찾기 시작했을 당시 대다수의 팀이 다른 프로젝트에 Trello를 사용하고 있다는 사실을 알게 되었습니다. Trello가 적합하다는 의견이 우세했기 때문에 이것을 ThoughtWorks에서 Trello 사용을 공식화할 수 있는 신호로 여겼습니다."

커뮤니케이션 및 협업 도구에 대한 유기적 채택 이면의 시작 스토리

TechOps 내 전략 책임자로서 Andy의 핵심 책임 중 하나는 Marina Rodrigues Moschetta와 같은 팀원, ThoughtWorks의 제품 소유자 및 Sumeet Moghe와 같은 다른 이해 관계자와 함께 조직 전체의 도구 및 기술 사용을 평가하는 것입니다.

“저희는 탐험하는 문화를 가지고 있어 직원들이 항상 다음 최고의 도구와 함께 일할 수 있는 방법을 찾고 있습니다."라고 Andy는 말합니다.

일상에서 이것은 어떤 의미일까요? Andy와 그의 팀은 수천 명의 직원과 수백 명의 클라이언트로부터 도구 사용 및 옵션을 검토하는 데 하루에 최소 5건의 요청을 받을 수 있습니다. 이 도구 및 벤더 검토 프로세스는 모두 Trello에서 관리하며 Andy와 그의 팀은 이 프로세스를 통해 법률 및 재무 등의 프로세스의 일부분은 회사의 다른 부서와 협력하고 커뮤니케이션할 수 있습니다.

전반적으로 ThoughtWorks는 Trello, Zoom, Mural 및 Google Workspace와 같은 표준 도구 집합을 사용하므로 모든 직원이 협업 및 커뮤니케이션을 위한 공통된 출발점을 갖게 됩니다. Trello를 해당 기술 스택의 핵심으로 삼아 ThoughtWorkers는 Trello를 다양한 방식으로 사용할 수 있도록 유기적인 도입을 진행했습니다.

Enterprise 플랜을 사용하면 Butler를 통해 팀, 보드, 파워업 및 기본 작업 자동화를 무제한으로 만들 수 있습니다. 이러한 강력한 기능을 통해 누구나 쉽게 프로젝트를 시작하고 Trello에서 함께 협업할 수 있습니다. Trello 보드는 몇 초 만에 만들 수 있으며 사용자는 구성하고, 우선 순위를 지정하고 조치를 취하기에 충분한 구조로 프로젝트 계획을 시작할 수 있습니다. 도구의 편의성과 유연성 덕분에 ThoughtWorkers는 훨씬 더 쉽게 자체적으로 구성하고 관리할 수 있습니다. 또한 Trello Enterprise는 관리자가 권한과 사용자를 실시간으로 쉽게 관리할 수 있는 중앙 집중식 대시보드 환경을 제공합니다.

"이전에는 카드나 포스트잇 메모를 벽에 붙이는 것처럼 매우 기본적인 방식으로 Trello를 사용했습니다. 이제 우리는 다양한 기능을 활용하고 더 풍부한 도구 사용 경험을 창출하고 있습니다."라고 Andy는 설명합니다.

ThoughtWorkers가 Trello를 사용하는 가장 일반적인 방법 중 하나는 내부 및 클라이언트 프로젝트 관리에 사용하는 것입니다.

ThouhtWorks 사무실이든 클라이언트 사무실이 있는 현장이든 프로젝트 계획을 위한 대면 회의에서는 벽에 부착한 여러 개의 실제 카드 또는 화이트보드에 아무렇게나 쓴 여러 가지 아이디어가 최종 결과가 됩니다. 팀은 이러한 방식의 브레인스토밍과 협업 방식을 선호했기에 원격 업무를 시작할 때 디지털 솔루션이 필요했습니다.

Trello는 팀이 프로젝트 계획, 작업 및 타임라인을 매핑한 다음 소유자를 쉽게 할당하고 작업을 완료하는 데 필요한 사항에 대한 추가 컨텍스트를 제공할 수 있는 디지털 화이트보드와 작업 영역이 되었습니다.

“실제 사무실로 돌아가더라도 물리적인 보드를 사용할 가능성은 거의 없습니다. 이제 회사의 많은 직원들이 디지털 협업의 가치와 이것이 포용적인 경험으로 만드는 방법을 이해하고 있습니다. 누군가 사무실에 있든, 집에서 일하든, 클라이언트와 현장에서 일하든, 모든 직원이 Trello를 통해 상황과 정보를 공유할 수 있습니다.”라고 Sumeet Moghe는 설명합니다.

예를 들어, Sumeet는 ThoughtWorks의 이벤트 중 하나인 Converge를 계획하는 업무를 주도했습니다. 물론 코로나19 상황에서는 계획을 조정하고 온라인으로 이벤트를 주최해야 했습니다. ThoughtWorks는 온라인 이벤트를 주최하기 위해 Zoom을 선택하고 이벤트 계획을 수립하기 위해 Trello를 선택했습니다. 이벤트 보드는 작업 진행 상황과 완료를 추적하기 위해 목록이 있는 칸반 스타일로 설정했습니다. 칸반은 작업을 시각화하고 진행 중인 작업의 양을 제한하며 효율성을 극대화하는 방법입니다. 작업 흐름과 질을 지속적으로 개선하기 위한 프로세스입니다. 칸반은 광범위한 사용자 지정을 허용하는 프레임워크이며 Trello의 인터페이스 및 기능을 통해 팀은 이러한 유연성을 시각화하고 모든 변경에 쉽게 적응할 수 있습니다.

Trello로 함께하는 분위기 조성

모든 ThouhtWorks의 사무실이 폐쇄되었고 모든 지역의 팀들은 온라인으로 연결 상태를 유지하고 사무실 내 환경을 시뮬레이션할 수 있는 방법을 빠르게 혁신할 수 있었습니다. 항상 분산된 회사였지만 가상 세계에서 새로운 팀원을 소개하거나 직원들이 함께 모여 커피를 마시거나 생일 케이크를 먹으려면 어떻게 해야 할까요?

ThoughtWorkers는 스스로 솔루션을 만들었습니다. 그리고 다시 한 번 Trello에서 답을 찾았습니다.

"Trello는 사회적 연결 지점이 되었습니다. 예를 들어, 브라질의 팀은 Trello 보드를 사용하여 생일을 추적해 물리적으로 함께 할 수 없을 때 축하하고 함께하는 분위기를 만들 수 있습니다.”라고 ThoughtWorks의 제품 소유자 Marina Rodrigues Moschetta는 설명합니다.

생일과 축하 행사 외에도 ThouhtWorks는 Trello를 사용하여 여러 지역의 조직에서 일어나는 일에 대한 정보를 공유하고 있습니다. 누구나 모든 직원을 위해 투명성과 포용성을 개선한 보드에 액세스할 수 있습니다.

인사 및 채용 팀은 프로세스를 Trello 내의 디지털 워크플로로 전환하는 데 성공했습니다. 2020년 초에 조직이 100% 원격 모델로 전환하기 시작했음에도 불구하고 여전히 Trello에서 신규 직원을 채용하고 온보딩하고 프로세스를 관리했습니다. 시작 날짜를 지연하는 대신 Trello에 온보딩 프로세스를 설정했습니다.

FYE(First Year Experience)라는 온보딩 보드는 신규 직원을 환영하고 ThouhtWorks에서의 업무 진행 방식, 팀원, 작업할 프로젝트에 대한 정보와 컨텍스트를 제공하는 데 사용됩니다. 보드에는 정보를 담은 실행 가능한 다양한 목록이 있습니다. '보드 개요' 목록은 보드 사용 방법, 신규 직원에 대한 첫 해 기대치 및 리소스 링크에 대한 정보를 공유합니다. 다음 목록은 신규 직원을 온보딩하고 ThouhtWorks에서 시작하기 위해 작업을 할당하는 데 사용되는 '1주 차 체크리스트'입니다. 목록의 각 카드는 할 일 목록이며 고급 체크리스트는 각 작업에 필요한 세부 정보를 제공하는 데 사용됩니다. '진행 중인 활동'과 '목표'에 대한 목록도 있습니다. 이러한 목록은 신규 직원의 첫 해 내내 정기적으로 사용 및 업데이트되며 카드가 완료되면 '완료' 목록으로 이동합니다.

회사 협업의 미래

사무실이 안전하게 폐쇄가 해제되고 하이브리드 업무 모델로 계속 운영하고 있지만 ThoughtWorks 팀은 직원들이 디지털 도구를 통해 협업하고 혁신하며 커뮤니케이션할 것으로 기대하고 있습니다.

팀에서 자체적으로 관리 및 구성하는 데 지원, 도구 및 신뢰를 얻게 되면 함께 놀라운 결과를 만들어 낼 수 있습니다. 20년 넘게 원격 업무 프로세스를 준비한 회사임에도 불구하고 ThoughtWorks는 디지털 협업 도구를 사용하여 계속 협력하고 클라이언트에게 서비스를 제공하고 함께하는 분위기를 유지할 수 있는 새롭고 혁신적인 방법을 발견했습니다.

팀이 사무실로 복귀하든, 집에 머물든 Trello를 어디서나 ThoughtWorkers를 위한 디지털 작업 영역으로 계속 사용하게 될 것입니다.