Как в компании ThoughtWorks масштабировали совместную удаленную работу и коммуникацию с помощью Trello

Географически распределенная компания ускоряет совместную работу и взаимодействие в удаленных командах

ThoughtWorks — крупный клиент Trello Enterprise. Этот инструмент позволил компании масштабировать и расширить рабочие процессы с учетом растущих потребностей команд, организаций и внешних сил. При этом изменился способ работы сотрудников и их взаимодействие с клиентами.

«Глобальная руководящая команда создала группу специальных проектов для координации действий компании в связи с COVID-19. Поскольку участники группы работали в разных отделах и регионах, они обратились к Trello для координации действий», — рассказывает Энди Йейтс, руководитель по стратегии отдела технической эксплуатации ThoughtWorks.

21 января офис ThoughtWorks в Ухане сформировал команду экстренной помощи, которой было поручено разработать план по обеспечению безопасности сотрудников и клиентов компании. На следующий день руководители ThoughtWorks China решили закрыть офис в Ухане, а еще через день правительство объявило о режиме полной изоляции города.

Руководители и команды экстренной помощи применили опыт гибкой распределенной поставки, чтобы перейти на удаленную работу и принимать продуманные решения в условиях постоянных изменений. Они использовали Trello для координации множества аспектов, связанных с реакцией компании на COVID-19. В настоящее время организация использует этот цифровой инструмент совместной работы для того, чтобы подготовить и скоординировать планы безопасного возобновления работы своих офисов по всему миру.

Поскольку организация очень быстро и полностью перешла на удаленную работу, инструмент Trello также стали использовать по-новому. Раньше сотрудники ThoughtWorks использовали Trello в основном для управления собственными заданиями, внутренними проектами и для работы с клиентами.

«Раньше у нас был собственный инструмент управления проектами, — поясняет Энди Йейтс. — Затем мы решили отказаться от собственной разработки, а когда начали искать замену, стало ясно, что для других проектов большинство команд используют Trello. Общее мнение заключалось в том, что Trello — самое подходящее решение. Мы восприняли это как сигнал о необходимости формализовать использование этого инструмента в компании ThoughtWorks».

История органичного внедрения инструментов взаимодействия и совместной работы

К основным обязанностям Энди в качестве руководителя по стратегии отдела технической эксплуатации относится оценка использования инструментов и технологий в организации. Эту оценку Энди проводит вместе с такими участниками команды, как Марина Родригес Москетта, владелец продукта в ThoughtWorks, и другими заинтересованными сторонами, включая Сумита Моге.

«У нас есть исследовательская культура, поэтому сотрудники всегда ищут перспективные инструменты и способы совместной работы», — говорит Энди.

Как это проявляется в повседневной работе? В течение дня Энди и его команда получают не менее пяти запросов на проверку использования инструментов и их параметров от тысяч сотрудников и сотен клиентов. Для управления проверкой инструментов и поставщиков используется инструмент Trello, благодаря которому Энди и его команда могут координировать работу и взаимодействовать с другими вовлеченными отделами компании, такими как юридический или финансовый.

В целом компания ThoughtWorks использует стандартный набор инструментов: Trello, Zoom, Mural и Google Workspace. Это дает всем сотрудникам общую отправную точку для совместной работы и взаимодействия. Поскольку Trello является основным компонентом стека технологий, сотрудники ThoughtWorks, конечно же, стали использовать решение различными способами.

Тарифный план Enterprise дает возможность создавать неограниченное число команд, досок и улучшений, а также позволяет автоматизировать задания с помощью встроенной системы Butler. Эти продуманные функции позволяют сотрудникам с легкостью создавать проекты и совместно работать в Trello. Доски Trello можно создать за считаные секунды. Так пользователи смогут начать планирование проекта, имея необходимую структуру для создания порядка, определения приоритетов и выполнения действий. Простота и гибкость этого инструмента значительно облегчают самоорганизацию и самоуправление для сотрудников ThoughtWorks. Кроме того, в Trello Enterprise предусмотрен централизованный дашбоард, с помощью которого администраторы могут без труда управлять правами и пользователями в режиме реального времени.

«Раньше мы использовали Trello очень просто — аналогично тому, как размещают карточки или стикеры на стене. Сейчас мы пользуемся преимуществами многих функций и приобрели большой опыт работы с этим инструментом», — рассказывает Энди.

Чаще всего сотрудники ThoughtWorks используют Trello для управления внутренними и клиентскими проектами.

В результате очных собраний, посвященных планированию проекта, которые проходили в офисе ThoughtWorks или на территории клиента, возникало множество физических карточек на стене, а доска оказывалась исписана идеями. Поскольку команда предпочитает именно такой способ мозгового штурма и совместной работы, при переходе на удаленный режим сотрудникам потребовалось цифровое решение.

Инструмент Trello стал для команд цифровой доской и рабочим пространством, где они могут создавать планы проектов, задания и графики, а затем без труда назначать владельцев и предоставлять дополнительный контекст к тому, что необходимо для выполнения работы.

«Вернувшись в офис, мы вряд ли снова станем использовать физические доски. Многие сотрудники компании поняли ценность совместной работы в цифровом формате и оценили ее инклюзивность. Сотрудник может делиться контекстом и информацией через Trello в любом месте: из офиса, дома или на территории клиента», — объясняет Сумит Моге.

Так, Сумит Моге руководил планированием мероприятия ThoughtWorks под названием Converge. Конечно, из-за пандемии COVID-19 пришлось скорректировать планы и провести это мероприятие в режиме онлайн. Для этого был выбран инструмент Zoom, а планирование велось с помощью Trello. Доска мероприятия была настроена в стиле Kanban и включала списки для отслеживания хода работы и выполнения заданий. Kanban — это способ визуализации задач, ограничения объема незавершенной работы и повышения эффективности. Так можно непрерывно улучшать рабочий процесс и качество работы. Методику Kanban можно легко настроить по своему вкусу, а интерфейс и функции Trello помогают командам визуализировать эту гибкость и адаптироваться к любым изменениям.

Укрепление единства с помощью Trello

Когда все офисы ThoughtWorks закрылись, команды во всех регионах быстро нашли инновационные решения, позволяющие им оставаться на связи и имитировать работу в офисе через Интернет. Компания всегда была распределенной, но как можно представить команде новых участников или собрать людей за чашкой кофе или праздничным тортом в виртуальном мире?

Сотрудники ThoughtWorks стали искать решение самостоятельно. И вновь им удалось удовлетворить потребности с помощью Trello.

«Инструмент Trello стал местом для общения. Так, команда в Бразилии отслеживает на доске Trello дни рождения, чтобы праздновать их и поддерживать дух единства, даже если физически участники не могут быть рядом», — рассказывает Марина Родригес Москетта, владелец продукта в компании ThoughtWorks.

Помимо праздников и дней рождения, компания ThoughtWorks использует Trello, чтобы сообщать о событиях в своих региональных подразделениях. У всех сотрудников есть доступ к доскам, что повышает прозрачность взаимодействия и вовлеченность каждого из них.

Команда по работе с кадрами и подбору персонала также успешно выполнила переход к цифровому рабочему процессу в Trello. Когда в начале 2020 года организация начала переход к полностью удаленной работе, эта команда продолжила принимать на работу и адаптировать новых сотрудников, управляя процессом в Trello. Вместо того чтобы откладывать сроки начала, команда настроила процесс адаптации в Trello.

Доска адаптации под названием «Первый год работы» используется, чтобы поприветствовать нового сотрудника, рассказать ему о работе в компании ThoughtWorks, участниках его команды и о том, над какими проектами он будет работать. На доске имеется несколько списков, как информационных, так и требующих определенных действий. В списке «Обзор доски» содержится информация об использовании доски и ожиданиях от первого года работы нового сотрудника, а также даются ссылки на ресурсы. Список «Контрольный список первой недели» используется для адаптации нового сотрудника и назначения ему заданий для начала работы в ThoughtWorks. Каждая карточка в этом списке представляет собой список задач, а расширенные контрольные списки предоставляют подробные сведения по каждому заданию. Существуют также списки «Текущие действия» и «Цели». Эти списки регулярно используются и обновляются в течение первого года работы нового сотрудника, а карточки после выполнения переносятся в список «Готово».

Перспективы сотрудничества компаний

После безопасного открытия офисов компания ThoughtWorks продолжит использовать гибридную модель. При этом ожидается, что сотрудники будут совместно работать, внедрять инновации и общаться главным образом с помощью цифровых инструментов.

Когда у участников команды есть поддержка, инструменты и доверие, необходимые для самоуправления и самоорганизации, вместе они могут создавать удивительные вещи. Несмотря на то что компания ThoughtWorks совершенствовала процессы удаленной работы на протяжении 20 лет, она открыла для себя совершенно новые и передовые способы применения цифровых инструментов для совместной работы. Это позволило ей и дальше вести сотрудничество, обслуживать клиентов и поддерживать дух единства.

Trello останется цифровым рабочим пространством для сотрудников ThoughtWorks независимо от того, вернутся команды в офис или продолжат работу из дома.