Jak firma Castlight Health wyeliminowała konieczność konserwacji i zyskała bezcenny komfort dzięki migracji do produktów chmurowych Atlassian

Zrównoważone rozwiązania chmurowe jako odpowiedź na koszty konserwacji

Dokonując oceny stanu systemów Castlight, Eric odkrył, że firmowy system serwerowy Atlassian nie był aktualizowany od kilku miesięcy. Utrzymanie stabilności systemu pochłaniało dużo środków, a zespół i tak już był dostatecznie przepracowany.

Zaległości w zakresie konserwacji prowadziły do szeregu dalszych problemów. Oprogramowanie Jira Software, stanowiące dla inżynierów Castlight niezbędne narzędzie, działało irytująco wolno. Przez wiele miesięcy zespół musiał regularnie restartować serwery, aby system działał poprawnie. Wydajność spadła jeszcze bardziej, gdy firma przeszła na pracę zdalną podczas pandemii i zwiększyła korzystanie z sieci VPN, co jeszcze bardziej obciążyło system. Bez najnowszych aktualizacji firma Castlight była również narażona na ataki, co stanowiło krytyczny problem ze względu na konieczność spełnienia wymogów w dziedzinie zgodności oraz utrzymania zaufania klientów.

W miarę jak problemy z serwerami narastały, Eric coraz bardziej zachęcał do migracji do chmury. Przejście na bardziej wydajne i przyszłościowe rozwiązanie miało pomóc firmie Castlight zmniejszyć całkowity koszt posiadania i utrzymania, wydłużyć czas pracy bez przestojów i zwiększyć bezpieczeństwo dzięki automatycznym aktualizacjom. Celem było też zapewnienie pracownikom stałego dostępu do najnowocześniejszych narzędzi w swojej klasie.

Korzyści z przygotowania, informowania i integracji

Kiedy Eric i jego współpracownicy rozpoczynali proces pozyskiwania wsparcia, planowania i realizacji migracji, z ulgą przyjęli wiadomość, że kadra zarządzająca Castlight i kluczowi interesariusze podzielają ich entuzjazm. Świadomi obecnych kłopotów z serwerami dostrzegali przyszłe korzyści z migracji. Po zapoznaniu się ze szczegółowym planem przygotowanym przez zespół Erica przy wsparciu Praecipio Consulting prędko wyrazili zgodę na dalsze działania.

Wyznaczenie jasno określonego planu umożliwiło zespołowi ds. migracji oraz interesariuszom skuteczną współpracę przy jednoczesnym sprostaniu oczekiwaniom kadry zarządzającej i zapewnieniu jej przejrzystego wglądu w postęp prac. Pierwszym etapem było uporządkowanie systemów i przygotowanie instancji serwera Castlight. Firma przez lata korzystała z ponad 50 aplikacji, dlatego zespół Erica zaangażował zaawansowanych użytkowników Jira Software z różnych działów do pomocy w ocenie poszczególnych aplikacji pod kątem ich przydatności i kompatybilności z chmurą, a następnie do przetestowania tych, które miały być dalej używane. Zaangażowanie pracowników nie tylko umożliwiło firmie ukończenie etapu przygotowań w mniej niż 3 tygodnie, ale doprowadziło też do powstania wewnętrznej grupy ekspertów. „[Włączenie głównych użytkowników do procedur porządkowania i testowania] uczyniło ich orędownikami migracji w swoich zespołach, co było niezwykle motywujące” — wspomina Eric.

Ograniczywszy zbiór aplikacji do tych najbardziej wartościowych, zespół Castlight zmapował funkcjonalność serwerów w chmurze w celu zidentyfikowania najistotniejszych zmian i przedstawienia ich pracownikom. Zespół ds. migracji również na bieżąco przekazywał użytkownikom Atlassian i interesariuszom informacje o postępach, aby proaktywnie rozwiewać wszelkie wątpliwości. Regularne spotkania z przedstawicielami Praecipio Consulting oraz dedykowany kanał Slack pomogły utrzymać stałą łączność przez cały czas trwania tej operacji.

Wraz z zakończeniem migracji do usług Jira Software Cloud, Confluence Cloud i Jira Service Management Cloud Premium cały wysiłek włożony w dokładne planowanie, porządkowanie i testowanie narzędzi natychmiast zaczął przynosić efekty. Przez ten cały czas zespołowi towarzyszyli również eksperci Praecipio Consulting, niezłomnie oferując wsparcie i bezcenne wskazówki. „Bez nich byłoby to zacznie bardziej stresujące. Dlatego byłem niezwykle wdzięczny, że odegrali tak ogromną rolę w doprowadzeniu całej tej operacji do końca” — przyznaje Eric. „Ich pomoc była nieoceniona”.

Nowe funkcje i użytkownicy to nowe możliwości

Zapoznając się ze zaktualizowanymi narzędziami chmurowymi Atlassian, pracownicy szybko odkryli kilka nowych funkcji, które przyczyniły się do wzrostu wydajności i łatwości użytkowania.

„Jednym z moich ulubionych aspektów jest automatyzacja. Pozwoliła nam zaoszczędzić sporo czasu podczas pracy” — stwierdza Eric. „Podoba mi się też to, że nowe funkcje regularnie pojawiają się w chmurze i nie musimy ich tam ręcznie przenosić. Wszystko dzieje się automatycznie i bardzo nam to odpowiada”. (Globalna automatyzacja jest funkcją w planie Cloud Premium).

Niektóre formy automatyzacji zaowocowały dużym wzrostem wydajności przy pozornie niewielkich zmianach. Na przykład zespoły IT otrzymują teraz na Slacku zautomatyzowane wiadomości na temat spraw pilnych i/lub o wysokim priorytecie, co ułatwia dotrzymanie umów SLA. Komentarze i aktualizacje statusów w obrębie udostępnionych wątków są również automatycznie powielane w wątkach powiązanych. Dzięki temu nie trzeba ich uzupełniać ręcznie, a członkowie zespołu zawsze dysponują aktualnymi informacjami bez zaglądania do różnych systemów. Ponadto zgłoszenia, które nie otrzymają odpowiedzi po określonym czasie, jak również epiki i zadania, których podzadania zostały już ukończone, są automatycznie zamykane, aby zapewnić porządek w systemie.

Eric dostrzegł jeszcze inne sposoby na zaoszczędzenie czasu dzięki systemowi Jira Software Cloud — jego zwiększonej wydajności, aplikacji mobilnej umożliwiającej dostęp z każdego miejsca, projektom zarządzanym zespołowo oraz integracji z innymi rozwiązaniami Atlassian. „Każdy, z kim rozmawiałem o Jira Software po migracji, zachwalał szybkość wersji chmurowej” — mówi Eric. Projekty zarządzane zespołowo ułatwiły również korzystanie z narzędzi chmurowych zespołom nietechnicznym, w tym działom kadr, prawnym i marketingowym. „Atlassian nie jest już tylko narzędziem informatycznym” — wyjaśnia Eric. „Systemy Jira Software i Jira Service Management Cloud są bardzo intuicyjne i łatwe w obsłudze. Już nawet kilka nietechnicznych zespołów wykorzystuje te rozwiązania, co zapewnia im lepszy wgląd w prace zespołów technicznych. Poprawie uległa również komunikacja za sprawą przyjęcia standardu w postaci dokumentacji Confluence i połączenia z Jirą”.

Podczas migracji dodano również narzędzie Atlassian Access do automatycznej aprowizacji użytkowników i obsługi jednokrotnego logowania. Przed przeniesieniem do chmury zespół musiał ręcznie dodawać każdego nowego użytkownika, co czasami prowadziło do błędów i problemów z synchronizacją z Active Directory, i w efekcie — opóźnień w dostępie. Dzięki Atlassian Access i usłudze Okta nowi użytkownicy otrzymują teraz automatyczny dostęp z odpowiednimi uprawnieniami, co oznacza, że mogą natychmiast rozpocząć pracę, a zespoły IT nie muszą tracić na to czasu. „Rozwiązanie Atlassian Access w połączeniu z Okta pozwoliło nam zaoszczędzić mnóstwo czasu przy wdrażaniu i offboardingu pracowników” — wyjaśnia Eric. „Wcześniej był żmudny proces, a teraz wszystko działa jak marzenie. Już nie musimy się martwić o dostęp, właściwą synchronizację grup czy inne tego typu problemy. Ludzie od pierwszego dnia mają dostęp do systemów Jira Software i Confluence i to podejście się sprawdza”.

Spokój ducha jest bezcenny

Niemal natychmiast w firmie dostrzeżono praktyczne udogodnienia wynikające z pracy w chmurze, które w ciągu kilku tygodni zaczęły przekładać się na korzyści finansowe. Patrząc wstecz na proces migracji, zespół jest dumny z osiągnięcia wszystkich zamierzonych celów — i nie tylko.

„Nasz całkowity koszt posiadania spadł radykalnie od czasu migracji do chmury” — wyjaśnia Eric. „Same tylko oszczędności dotyczące przerw technicznych rekompensują z nawiązką cały koszt wdrożenia systemów Jira Software i Confluence. To rewolucyjna zmiana”.

Bezpieczeństwo i wydajność były wcześniej problemami kluczowymi, ale od czasu migracji przestały stanowić wyzwanie. „Jednym z największych usprawnień, jakie zauważyliśmy od czasu migracji, była poprawa bezpieczeństwa” — tłumaczy Eric. (Oprogramowanie Jira Software wkrótce będzie zgodne również z HIPAA, co będzie niezwykle istotne dla firm takich jak Castlight). Przejście z przestarzałych serwerów do stale aktualizowanej chmury wyeliminowało przerwy techniczne i zapewniło spokój ducha. „Wszyscy [użytkownicy, ale też inni pracownicy i kadra] są zachwyceni wydajnością od czasu przejścia do chmury. Nie mieliśmy żadnych problemów i wszystko działa znacznie szybciej. Nie musimy się też martwić o przestoje”.

Teraz zespół Castlight nie traci czasu ani nerwów na myśl o tym, że ich platforma Atlassian jest przestarzała, podatna na ataki, powolna czy też nie działa. Chociaż wszystkie te indywidualne usprawnienia są same w sobie ogromnymi sukcesami, Eric uważa, że najcenniejsze jest ogólny spokój ducha. „Istnieje tak wiele korzyści [z migracji do chmury]” — zauważa. „Migracja do chmury Atlassian była naszą najlepszą decyzją!”.