Como a Castlight Health aliviou a manutenção e ganhou tranquilidade inestimável ao migrar para os produtos de nuvem da Atlassian

O estresse da manutenção desencadeia a mudança para soluções de nuvem sustentáveis

Enquanto Eric avaliava o estado dos sistemas da Castlight, ele descobriu que a solução de servidor da Atlassian da empresa estava vários meses atrasada em relação às atualizações. Manter o sistema estável exigia muitos recursos e a equipe já estava escassa.

Os atrasos na manutenção estavam gerando vários problemas. O Jira Software, a ferramenta essencial para os engenheiros da Castlight, era tão lento que causava frustração. A equipe precisou reinicializar os servidores com regularidade por meses para que a ferramenta funcionasse como devia. O desempenho ficou ainda mais lento com a transição para o trabalho remoto durante a pandemia e o subsequente aumento do uso da VPN, colocando ainda mais estresse no sistema. Sem as atualizações mais recentes, a Castlight também estava vulnerável a violações de segurança, problema que eles levaram muito a sério devido à importância de atender aos requisitos de conformidade e construir confiança com os clientes.

À medida que as dificuldades do servidor continuavam se acumulando, Eric defendia com afinco a migração na nuvem. Ao fazer a transição para uma solução de melhor desempenho e mais preparada para o futuro, ele esperava ajudar a Castlight a reduzir o custo total de propriedade e manutenção, melhorar o tempo de atividade e a segurança com atualizações automáticas e garantir que eles sempre tivessem as melhores e mais recentes características ao alcance.

Preparação, comunicação e inclusão valem a pena

Quando Eric e seus colegas começaram o processo de convencimento, planejamento e execução da migração na nuvem, eles ficaram aliviados ao saber que a equipe de liderança da Castlight e os principais interessados já estavam convencidos. Eles reconheceram as frustrações atuais do servidor e as vantagens futuras da migração. Depois de ver o plano detalhado do projeto que a equipe de Eric desenvolveu com a ajuda da Praecipio Consulting, eles concederam aprovação rápida para seguir em frente.

Ter um plano bem definido ajudou a equipe de migração e os interessados a trabalhar com eficiência, proporcionando à liderança visibilidade clara do progresso e gerenciando as expectativas. A primeira etapa do plano foi limpar e preparar a instância do servidor da Castlight. A empresa tinha acumulado mais de 50 apps, então a equipe de Eric recrutou usuários avançados do Jira Software de vários departamentos em toda a organização para ajudar na auditoria dos apps quanto ao uso e compatibilidade com a nuvem e, em seguida, testar aqueles que seriam migrados. O envolvimento deles não só ajudou a Castlight a concluir o processo de preparação em menos de três semanas, mas também criou um grupo integrado de entusiastas. "[A inclusão dos usuários avançados na limpeza e nos testes] os transformou em torcedores e defensores da migração em suas equipes, o que foi poderoso", lembra Eric.

Com o conjunto simplificado de apps prontos para migrar, a Castlight mapeou a funcionalidade do servidor para a nuvem para que pudessem identificar alterações importantes e os funcionários fossem comunicados sobre elas. A equipe de migração também realizou verificações e comunicações constantes com os usuários e interessados da migração da Atlassian para ficassem informados sobre o progresso e todas as preocupações fossem resolvidas com proatividade. As reuniões rápidas regulares com a Praecipio Consulting e um canal dedicado do Slack ajudaram a manter as linhas de comunicação abertas durante todo o processo.

O planejamento, a limpeza e os testes completos valeram a pena quando a Castlight concluiu a migração tranquila para o Jira Software Cloud, para o Confluence Cloud e para o Jira Service Management Cloud Premium. Durante todo o processo, os parceiros em migração da Praecipio Consulting estavam presentes, oferecendo orientação e suporte constantes. "Sem eles, teria sido muito mais estressante, então fiquei muito, muito grato por eles terem desempenhado um enorme papel no grande sucesso da migração", diz Eric. "A participação deles diminuiu muito o peso nos meus ombros."

Novas características e usuários criam novas possibilidades

À medida que os funcionários começaram a explorar as ferramentas de nuvem da Atlassian com upgrade nas semanas seguintes à migração, eles logo descobriram vários novas características que aumentaram a eficiência e a facilidade de uso.

“Uma das minhas funções favoritas é a automação. Essas regras pouparam uma quantidade significativa de tempo", conta Eric. "A outra coisa que adoro é que a gente recebe novas funções lançadas na nuvem com regularidade e não é necessário ter a preocupação de fazer a implementação manual. A instalação é automática. É muito bom." (Observe que a automação global é uma função do Cloud Premium.)

Várias automações proporcionaram grandes ganhos de eficiência com mudanças que parecem pequenas. Por exemplo, as equipes de TI agora recebem mensagens automatizadas do Slack para itens urgentes e de alta prioridade para garantir que os SLAs sejam cumpridos. Comentários e atualizações de status em questões vinculadas também são copiados pela ferramenta para o item relacionado, eliminando o trabalho duplicado e garantindo que os membros da equipe sempre tenham as informações mais recentes sem visualizar vários sistemas. Além disso, tickets resolvidos que não receberam respostas após um determinado período de tempo, em conjunto com epics e tarefas com subtarefas concluídas, têm o encerramento automático para manter o ambiente do Castlight limpo.

Eric notou ainda mais economia de tempo com o desempenho aprimorado do Jira Software Cloud, o app para dispositivos móveis para acesso em qualquer lugar, projetos gerenciados pela equipe e integrações com outras soluções da Atlassian. "Todos com quem conversei sobre o Jira Software após a migração mencionaram como a versão em nuvem era muito mais rápida", lembra Eric. Os projetos gerenciados pela equipe também facilitaram o aproveitamento das ferramentas por equipes não técnicas, incluindo RH, Jurídico e Marketing. "A Atlassian não é mais apenas uma ferramenta de TI" explica Eric. "O Jira Software e o Jira Service Management Cloud são muito intuitivos e fáceis de usar. A gente viu algumas equipes não técnicas usarem essas soluções, o que possibilitou a elas melhor visibilidade do que estava acontecendo com as equipes técnicas. A comunicação também melhorou quando a gente adotou um padrão com a documentação no Confluence e a vinculação dela com o Jira."

Durante a migração, a Castlight também adicionou o Atlassian Access para provisionamento automático de usuários e login único. Antes de migrar para a nuvem, a equipe precisava realizar a adição manual de cada novo usuário, gerando erros ocasionais e problemas de sincronização com o Active Directory que atrasavam o acesso. Graças ao Atlassian Access em união com o Okta, novos usuários agora têm acesso automático com as permissões certas para que possam começar a trabalhar no ato e as equipes de TI economizam tempo na resolução de itens. "O Atlassian Access, junto com o Okta, economizou muito tempo de integração e desligamento", conta Eric. "O processo foi árduo. Agora, é um sonho. A gente nunca precisa ter preocupação com acesso, sincronização de grupos certos ou qualquer outra coisa. As pessoas apenas acessam o Jira Software e o Confluence no primeiro dia e funciona!"

A tranquilidade não tem preço

Quase que na mesma hora, a Castlight começou a ver as melhorias diárias do trabalho na nuvem e, em semanas, os benefícios começaram a chegar aos resultados financeiros. Olhando para o processo de migração, a equipe tem orgulho de ter cumprido todos os objetivos e muito mais.

"O TCO [custo total de propriedade] diminuiu muito desde a migração para a nuvem", afirma Eric. "Só a economia com manutenção mais do que compensa todo o custo do Jira Software e do Confluence. É um verdadeiro divisor de águas."

Antes, a segurança e o desempenho eram as principais preocupações, mas desde a migração, esses desafios foram resolvidos em sua totalidade. "A segurança tem sido uma das melhorias mais significativas desde a migração para a nuvem", conta Eric. (Em breve, o Jira Software também vai estar em conformidade com a HIPAA, o que vai ser ainda mais valioso para empresas como a Castlight.) A mudança de servidores desatualizados para a nuvem sempre atualizada eliminou a manutenção e também trouxe tranquilidade. "Todo mundo [usuários, bem como outros funcionários e líderes] está em êxtase com o desempenho desde a mudança para a nuvem", diz ele. "A gente não teve problemas de desempenho e é muito mais rápido. Não há mais preocupações com o tempo de inatividade."

Agora, a equipe da Castlight não perde tempo ou o sono porque a plataforma da Atlassian está desatualizada, vulnerável, lenta ou inativa. Embora todas as melhorias individuais tenham sido grandes vitórias, Eric acredita que a tranquilidade geral não tem preço. "Há inúmeros benefícios [em relação à migração na nuvem]", diz ele. "Migrar para a nuvem da Atlassian foi a melhor decisão!"