Microcrédits, impact macroéconomique : comment Kiva collabore pour financer ses ambitions avec Atlassian

Favoriser la collaboration grâce à une plateforme interfonctionnelle

En 2005, Kiva a débuté en accordant quelques microcrédits à des femmes en Ouganda, avec le soutien de prêteurs de la région de San Francisco. Maintenant, ils aident à financer un nouveau microcrédit toutes les deux minutes dans le monde.

De nombreuses startups rencontrent des difficultés de croissance lorsqu’elles se développent rapidement de cette manière. Pour Kiva, le processus a été encore plus compliqué en raison de la nature de son travail : une organisation à but non lucratif de services financiers hybrides ancrée dans le secteur de la technologie. Au fur et à mesure que l’organisation élargissait son équipe et sa portée, elle avait besoin d’un meilleur moyen d’intégrer de nouveaux employés et bénévoles, de gagner en visibilité malgré les silos, de travailler plus intelligemment et de livrer plus rapidement. Depuis que Kiva a mis en œuvre Atlassian en 2007, Matthew Flaming, directeur de l’ingénierie, explique que les employés de l’ensemble de l’entreprise (appelés « Kivans ») ont adopté les outils en tant que « colonne vertébrale » de leur travail.

« Jira et Confluence font tous deux partie des principaux outils que nous utilisons pour coordonner le travail, suivre les idées et comprendre l’état d’avancement des projets », explique Matthew. L’équipe d’ingénieurs de Kiva et ses parties prenantes utilisent Jira Software pour tout ce qui concerne le développement et la gestion agiles de produits : transformer les commentaires des utilisateurs en épopées, en histoires et en tâches ; collecter les demandes de fonctionnalités et les corrections de bug ; et gérer les backlogs de projets futurs. Ils connectent également les tickets Jira Software aux pages Confluence pour développer des histoires et des tâches. Grâce à ces outils, les équipes peuvent travailler de manière itérative et indépendante tout en restant synchronisées. « Jira nous permet d’avoir de la visibilité sur les activités de l’ensemble de l’organisation, puis, au niveau macroéconomique, sur la façon dont nous gérons les flux de travail et répartissons le travail entre les équipes », explique Matthew.

Une solution unique qui parle à tout le monde

Au-delà de l’ingénierie, les Kivans de l’organisation utilisent également Confluence pour documenter et stocker des informations de manière centralisée. « Confluence est vraiment notre seule source de référence, avec de la documentation pour tous nos flux de travail internes et externes avec les emprunteurs et les partenaires prêteurs. C’est notre mémoire institutionnelle où les gens trouvent des réponses à leurs questions et reçoivent de la sagesse des personnes du passé », explique Matthew. Kiva invite même les nouveaux employés à modifier et à ajouter des pages au fur et à mesure de leur intégration, afin d’enrichir la bibliothèque vivante de l’organisation, tout en faisant comprendre aux nouveaux Kivans que leur voix compte.

Deepika Hearn, directrice marketing senior des acquisitions, ajoute que Confluence a « changé la donne » pour les équipes de Kiva. Par exemple, ses collègues du marketing comptent beaucoup sur cet outil pour collaborer entre eux, documenter les processus et suivre les performances des campagnes marketing. « Confluence nous donne l’occasion de voyager dans le temps et de comprendre les nuances de chaque campagne passée (défis, objectifs, processus et résultats) afin de ne pas avoir à réinventer la roue à chaque fois », explique Deepika.

Lorsque des groupes interfonctionnels travaillent ensemble, comme les collègues de Deepika dans le marketing et ceux de Matthew dans l’ingénierie, Matthew explique qu’ « Atlassian est un centre de gravité naturel qui attire les équipes ». Les Kivans collaborent en utilisant Confluence pour documenter et partager des informations, Jira Service Management pour demander des services les uns aux autres, Jira Software pour faire avancer les projets et Statuspage pour la communication sur l’état du système et les incident. « Nous accordons une grande autonomie à nos équipes. Atlassian est la « lingua franca » et un flux de travail interfonctionnel entre les équipes », explique Matthew. « C’est la façon dont ils se connectent pour recueillir le travail de chacun, se donner un aperçu de ce qu’ils font, et souvent, s’il y a une tâche qui concerne plusieurs équipes, cela se fait soit en liant des tickets, soit en faisant passer un ticket entre les équipes. »

Kiva a intégré sa plateforme Atlassian à d’autres outils essentiels pour rationaliser les flux de travail et la communication. Par exemple, le département informatique a intégré Jira Service Management à Slack afin que les employés puissent envoyer et gérer les tickets d’assistance par chat. Les ingénieurs ont également connecté Jira Software à Jenkins, Github et Miro pour optimiser leur travail de développement, et les employés de Kiva peuvent intégrer Google Sheets à Confluence pour faciliter leurs recherches dans des feuilles de calcul.

Passer moins de temps à chercher et à passer d’un outil à un autre permet de consacrer plus de temps à un travail significatif. Deepika explique : « Atlassian… nous permet de consacrer notre temps et nos efforts à la poursuite de notre mission plutôt que de rechercher des informations. »

Une plateforme, une réalité partagée

Alors que les équipes de Kiva utilisent les produits Atlassian de différentes manières, la directrice de la communication, Brit Heiring, explique que le fait de disposer d’outils centralisés et intégrés a amélioré la communication et l’engagement à tous les niveaux. « Tous les outils intuitifs qui aident les gens à se connecter sont d’une valeur inestimable. Nous sommes une main-d’œuvre mondiale, et Atlassian nous aide à rester synchronisés tout en travaillant de manière asynchrone. Cela a été une grande victoire pour nous », confie-t-elle. « Par exemple, en compilant des informations pour les événements et les annonces via Confluence, ainsi que divers autres outils, la communication interne s’est améliorée au sein de l’organisation. De telles initiatives montrent des signes de succès, comme l’augmentation de l’engagement des employés de 74 % à 78 % au cours des huit derniers mois. »

Plus les employés sont engagés, plus ils feront la différence ensemble. « Sans des outils comme Atlassian, nous serions une bande de personnes ambitieuses désireuses d’avoir un impact, dispersées dans différentes directions. Atlassian nous permet de créer une compréhension commune là où cela ne serait pas possible et de travailler en équipe avec un seul ensemble d’objectifs et une réalité commune. »

Comme le souligne Matthew, les Kivans (et les emprunteurs qu’ils desservent) n’ont jamais manqué d’ambition, mais l’ambition n’est pas le seul ingrédient du succès. Avec les bons outils de gestion du travail pour compléter son personnel passionné et ses processus agiles, l’équipe de Kiva collabore plus que jamais pour avoir un impact encore plus important dans le monde entier.