Microcréditoos, macroimpacto: Kiva trabaja en colaboración para financiar ambiciones con Atlassian

Fomentar la colaboración con una plataforma multifuncional

Kiva empezó su actividad en 2005 con la concesión de varios microcréditos a mujeres de Uganda, financiados a través de prestamistas de la zona de San Francisco. En la actualidad, la organización ayuda a financiar un nuevo microcrédito en algún lugar del mundo cada dos minutos.

Muchas startups tienen problemas de crecimiento cuando escalan el negocio tan deprisa. Para Kiva, el proceso ha sido aún más complicado debido a la naturaleza de su trabajo, ya que es una organización sin fines de lucro híbrida que ofrece servicios financieros y tiene sus raíces en el negocio de la tecnología. La ampliación de su equipo y del alcance creó la necesidad de encontrar un sistema más eficaz para incorporar a los nuevos empleados y a los voluntarios, ganar visibilidad en los silos, trabajar de forma más inteligente y actuar con mayor rapidez. Matthew Flaming, responsable de Ingeniería de Kiva, afirma que, desde que la organización implementó las herramientas de Atlassian en 2007, los empleados (denominados "kivans") las han integrado totalmente en su trabajo.

"Jira y Confluence son dos de las herramientas principales que usamos para coordinar el trabajo, hacer un seguimiento de las ideas y conocer el estado de los proyectos", explica Matthew. El equipo de ingenieros y las partes interesadas de Kiva utilizan Jira Software para todo lo relacionado con la agilización del desarrollo y la gestión del producto: convertir los comentarios de los usuarios en epics, historias y tareas, recopilar solicitudes de funciones y correcciones de errores, y gestionar los backlogs de futuros proyectos. También conectan los tickets de Jira Software con las páginas de Confluence para tener más detalles sobre las historias y tareas. Con estas herramientas, los equipos pueden trabajar de forma iterativa e independiente y, al mismo tiempo, mantenerse sincronizados. "Jira nos permite saber lo que se está haciendo en toda la organización y, a gran escala, es la herramienta que usamos para gestionar los flujos de trabajo y pasar el trabajo de un equipo a otro", afirma Matthew.

Una solución: hablar todos el mismo idioma

Aparte de los equipos de ingeniería, los kivans de toda la organización también utilizan Confluence para documentar y almacenar la información en un lugar centralizado. "Confluence es prácticamente nuestra única fuente de información y contiene documentación de todos nuestros flujos de trabajo, tanto internos como externos, con prestatarios y partners prestamistas. Es nuestra memoria institucional, en la que encontramos respuestas a nuestras preguntas y podemos inspirarnos con las buenas acciones que se han realizado en el pasado", explica Matthew. Kiva incluso anima a los nuevos empleados a hacer modificaciones y añadir información en las páginas durante su proceso de incorporación para ampliar la biblioteca viva de la organización y, al mismo tiempo, demostrarles que se tiene en cuenta su opinión.

Deepika Hearn, responsable sénior de marketing de Adquisiciones, añade que Confluence ha supuesto un punto de inflexión para los equipos de Kiva. Por ejemplo, sus compañeros del equipo de marketing dependen en gran medida de la herramienta para colaborar entre ellos, documentar los procesos y hacer un seguimiento del rendimiento en las campañas de marketing. "Confluence nos da la oportunidad de viajar en el tiempo y ver los matices de cada campaña anterior (los retos, los objetivos, los procesos y los resultados) para no tener que reinventarnos cada vez", explica Deepika.

Mattew afirma que, cuando grupos interdisciplinares (como los compañeros de su equipo de ingeniería y los del equipo de marketing de Deepika) trabajan juntos, "Atlassian es un centro de gravedad natural que atrae y une a los equipos". Los kivans colaboran usando Confluence para documentar y compartir información, Jira Service Management para solicitarse ayuda mutuamente, Jira Software para hacer avanzar los proyectos y Statuspage para comunicar el estado y las incidencias del sistema. "Damos bastante autonomía a nuestros equipos. Atlassian es la ‘lengua franca’ y el flujo de trabajo multifuncional entre los equipos", explica Matthew. "Es la herramienta que les permite trabajar de forma conectada para tener acceso al trabajo de los demás y dar a conocer lo que están haciendo. Además, si hay una tarea que implica a varios equipos, se suele llevar a cabo enlazando tickets o enviando un ticket de un equipo a otro".

Kiva ha integrado su plataforma de Atlassian en otras herramientas de referencia para agilizar los flujos de trabajo y la comunicación. Por ejemplo, el departamento de TI ha integrado Jira Service Management en Slack para que los empleados puedan enviar y gestionar los tickets de asistencia a través del chat. Los ingenieros también han conectado Jira Software con Jenkins, Github y Miro para impulsar su trabajo de desarrollo, y los empleados de Kiva pueden insertar Hojas de cálculo de Google en Confluence para buscar fácilmente en hojas de cálculo.

El hecho de no tener que perder tanto tiempo buscando y usando distintas herramientas les permite trabajar con mayor eficacia. Deepika afirma: "Atlassian (...) nos permite centrar el tiempo y los esfuerzos en impulsar nuestra misión en lugar de buscar información".

Una plataforma, una misma realidad

Si bien los equipos de Kiva utilizan los productos de Atlassian de diferentes maneras, su responsable de Comunicaciones, Brit Heiring, afirma que tener herramientas centralizadas e integradas ha mejorado la comunicación y la participación de manera general. "Una herramienta que sea intuitiva y ayude a las personas a estar conectadas tiene un valor incalculable. Somos una empresa internacional y Atlassian nos ayuda a mantenernos sincronizados mientras realizamos trabajos asíncronos. Sin duda, hemos salido ganando", asegura. "Por ejemplo, al recopilar información de eventos y anuncios a través de Confluence, además de otras herramientas, la comunicación interna ha aumentado en toda la organización. Iniciativas como estas ya están dejando ver buenos resultados, como que la participación de los empleados ha aumentado del 74 al 78 % en los últimos ocho meses".

Cuanto más comprometidos estén los empleados, mayor repercusión tendrá su trabajo conjunto. "Sin herramientas como Atlassian, seríamos un grupo de personas ambiciosas que quieren llevar a cabo iniciativas que cambien vidas, pero trabajan en distintas direcciones", asegura Matthew. "Atlassian nos permite compartir conocimientos en situaciones en las que esto no sería posible y trabajar como un solo equipo con un conjunto de objetivos común y una misma realidad".

Como señala Matthew, a los kivans (y a las personas a las que conceden créditos) nunca les ha faltado ambición, pero la ambición no es el único ingrediente del éxito. El equipo de Kiva cuenta con las herramientas de gestión del trabajo adecuadas que ayudan a sus apasionados empleados y facilitan los procesos ágiles, además de permitirles trabajar en colaboración más que nunca para lograr un impacto aún mayor en todo el mundo.